In dit artikel lichten we toe hoe je vanaf Totara 13 nog gemakkelijker een online bijeenkomst of webinar kunt hosten in jullie LMS. Totara heeft namelijk een aanpassing doorgevoerd waardoor je snel de URL van je digitale meeting kan toevoegen aan een online ruimte. Daarnaast is in Totara Learn 13 een integratie gemaakt met Microsoft Teams en Zoom.
Goed om te weten is dat vanaf Totara 13 het woord lokaal is omgedoopt tot ruimte. Dat past beter bij de vaak zakelijke toepassing van een trainingsruimte binnen een organisatie. Daarbij leven we inmiddels ruim een jaar in een situatie waar online leren de nieuwe norm is. In veel gevallen heb je dus online ruimten nodig om bijeenkomsten te kunnen hosten die niet op fysieke locaties kunnen worden gehouden.
Verbeteringen voor online sessies ten opzichte van eerdere Totara versies
In een notendop is het grote verschil met eerdere versies van Totara dat je niet langer een externe plugin nodig hebt om een goede gebruikerservaring voor jouw deelnemers te creëren bij een online sessie.
- De parameter [session:room:link] en het standaardveld in de ruimte-instellingen voor online ruimten maken het gebruik van extra velden overbodig.
- Er wordt geen hyperlink naar de online ruimte meer opgenomen in de tabel met uitvoeringen. In plaats daarvan kun je nu direct op de ruimte klikken en verschijnt er een Nu deelnemen knop.
- Met de Microsoft Teams en Zoom integratie is het nog gemakkelijker om een sessie te organiseren. Je kunt nu namelijk online ruimten creëren voor je bijeenkomsten in Totara zelf, zonder het LMS te hoeven verlaten. En een editing trainer kan dit nu ook zelf doen.
Meer weten over de voor- en nadelen van verschillende externe meeting tools? Lees dan eens onze Totara tip van de maand van augustus 2020: Live online leren
Online ruimtes toevoegen zonder MS Teams of Zoom integratie
Indien jouw organisatie een andere tool dan Microsoft Teams of Zoom gebruikt, kun je werken met een online ruimte waaraan je zelf een meeting URL kunt toevoegen in een sessie.
Om dit te laten werken is het belangrijk dat je in de tool van jouw keuze vooraf een online ruimte of vergadering hebt toegevoegd en dat je een URL tot je beschikking hebt waarmee deelnemers deze ruimte kunnen benaderen.
Voeg een uitvoering toe zoals je dat normaal gesproken doet en volg deze stappen zodra je klaar bent om de online ruimte in te stellen:
- Klik bij de sessie op Selecteer ruimten en klik op het tabblad Maak.
- Geef de online ruimte een Titel en voer Capaciteit van de ruimte in. Voeg eventueel een omschrijving van de ruimte toe. Scroll vervolgens omlaag naar Online ruimte.
- Klik op Extra online ruimtelink in het dropdown menu. Er verschijnt nu een extra veld waarin je de link naar jouw ruimte kan toevoegen.
- Klik op Doorgaan om de online ruimte toe te voegen en sla vervolgens de uitvoering op.
Een online ruimte toevoegen met MS Teams of Zoom integratie
1) De integratie met MS Teams of Zoom opzetten
Werkt jouw organisatie wel met Microsoft Teams of Zoom, dan moet je eerst eenmalige de koppeling met MS Teams of Zoom opzetten.
- Ga naar het blok Systeembeheer > Plugins > Online sessies > Microsoft Teams of Zoom Meeting
- Voer de Application (client) ID en de Client Secret in van Azure (als je Microsoft Teams gebruikt) of Zoom admin (als je Zoom gebruikt). Zie de technische documentatie over het instellen van jouw Microsoft Teams-integratie of Zoom-integratie voor meer informatie.
- Klik op Opslaan.
Het opzetten van deze koppeling is een eenmalige actie.
2) De Microsoft Teams of Zoom integratie toepassen in een sessie
Op deze manier kun je online ruimten voor Microsoft Teams of Zoom maken en toewijzen aan een sessie in een uitvoering, zonder het LMS te hoeven verlaten.
Voeg een uitvoering toe zoals je dat normaal gesproken doet en volg deze stappen zodra je klaar bent om de online ruimte in te stellen:
- Klik bij de sessie op Selecteer ruimten en klik op het tabblad Maak.
- Geef de online ruimte een Titel en voer Capaciteit van de ruimte in. Voeg eventueel een omschrijving van de ruimte toe. Scroll vervolgens omlaag naar Online ruimte.
- Selecteer de provider (bijv. Microsoft Teams of Zoom) in het dropdown menu en klik vervolgens op Koppelen. Er opent dan een pop-up die je vraagt in te loggen met een Microsoft Teams of Zoom account. Dit kan je eigen account zijn, maar ook dat van iemand anders of een gedeeld account.
- Klik op Doorgaan om de online ruimte toe te voegen en sla vervolgens de uitvoering op.
- Je krijgt een melding als de online ruimte om welke reden dan ook niet kan worden toegevoegd. Als dit gebeurt, kun je op het bewerkingspictogram klikken (
) om jouw Microsoft Teams- of Zoom-account opnieuw te verbinden of om de ruimte te verwijderen en opnieuw te maken.
Aandachtspunten bij Microsoft Teams en Zoom integratie
- Andere gebruikers kunnen een door jou ingestelde online ruimte niet bewerken. Ze kunnen wel de ruimte verwijderen en in plaats daarvan hun eigen ruimte toevoegen.
- Er kan slechts één online ruimte per sessie worden toegevoegd. Het is wel mogelijk om zowel een online ruimte als een fysieke ruimte aan één sessie toe te voegen. Als een sessie zowel op een fysieke locatie als online plaatsvindt, raden we aan om voor elk van hen een aparte ruimte toe te voegen.
- Om een online ruimte in gebruik te nemen moeten eerst de achtergrondtaken lopen. Het kan dus tot 15 minuten duren voor de ruimte toegankelijk is. Eventueel kun je handmatig de achtergrondtaken aanzetten, om dit te versnellen.
- Voor online ruimten van Microsoft Teams wordt de deelnamekaart op de uitvoeringspagina (de pop-up die wordt weergegeven voordat de gebruiker de ruimte betreedt) weergegeven in de voorkeurstaal van de maker in Totara. De taal wordt bepaald wanneer de vergadering wordt gemaakt.
- Elke keer dat je een sessie in Totara aanpast waaraan een Microsoft Teams ruimte is gekoppeld, wordt automatisch een nieuwe ruimte gemaakt. Dit betekent dat de instellingen die je eerder voor deze ruimte in Microsoft Teams had geconfigureerd (bijv. Instellingen voor dempen of deelname), opnieuw moet configureren voor de nieuwe ruimte. Er wordt een melding weergegeven wanneer je een sessie bewerkt om je eraan te herinneren de ruimte-instellingen in Microsoft Teams indien nodig bij te werken.
Zoals je ziet kun je eventueel per sessie (bij een meerdaagse uitvoering) een andere online ruimte selecteren.
Deelnemen aan een online bijeenkomst
Een kwartier voor de aanvang van de online sessie zal bij de sessie op de cursuspagina een knop Nu deelnemen verschijnen. Als de gebruiker die aanklikt zal de integratie of eigen link in werking treden en wordt de gebruiker naar de meeting tool geleid.
Tip: Voeg de parameter [session:room:link] toe aan de mailteksten van je klassikale bijeenkomst. Zo kunnen deelnemers vanuit hun mail de link naar de bijeenkomst terugvinden.
Verder kan de gebruiker bij de sessie op de cursuspagina op de hyperlink van de ruimte klikken om meer informatie over de ruimte in te zien. Indien op het moment van aanklikken de sessie binnen 15 minuten zal plaatsvinden, wordt hier ook de Nu deelnemen knop getoond. Als de ruimte momenteel (nog) niet open is, worden de tijd en datum van de volgende sessie weergegeven.
Binnen de Zoom-integratie krijgt de persoon met rechten om online ruimten toe te voegen twee additionele knoppen te zien: Host meeting en Bijwonen als deelnemer, aangezien Zoom twee afzonderlijke URL-links biedt voor het hosten dan wel het bijwonen van een sessie.
Microsoft Teams biedt deze mogelijkheid niet. Daar openen zowel de trainer als de deelnemers de online sessie met de knop Nu deelnemen. Echter, als de trainer degene is die de online ruimte d.m.v. de integratie heeft toegevoegd aan de sessie, krijgt die de knop Ga naar ruimte te zien en zal hij de online sessie betreden als organisator.
Meer weten?
Neem voor meer informatie contact op met jouw accountmanager of consultant.