De wereld verandert snel, waarbij de manier van leren en ontwikkelen mee moet. Het LMS dat je een paar jaar geleden nog zorgvuldig geselecteerd had, kan door deze veranderingen nu opeens gaan knellen. Hierdoor kom je misschien wel op een kruispunt te staan: gaan we verder met het huidige LMS of voorziet een ander systeem beter in onze huidige en toekomstige wensen?
Gebruik blijven maken van het bestaande LMS voelt vaak als de meest veilige keuze. Want wat gebeurt er met alle content die je ontwikkeld hebt als je overstapt naar een ander LMS? En hoe zit dit met studiehistorie? Hoeveel tijd gaat het jouw medewerkers kosten om een nieuw LMS in te richten? Dit zijn allemaal begrijpelijke en logische gedachtes. Wij zijn ervan overtuigd dat met een goede planning en aanpak, het mogelijk is om een overstap soepel te laten verlopen. Wij hebben de belangrijkste zaken waarmee je rekening moet houden bij een LMS migratie voor je op een rijtje gezet.
1. Analyseer de sterke punten
Waarover ben je tevreden in je huidige LMS, en wil je dit terug zien in het nieuwe LMS? Zet dit eens op een rijtje, en leg je wensen aan ons voor, zodat wij met jou kunnen onderzoeken wat er allemaal gemigreerd kan worden naar het nieuwe LMS en op welke manier dat mogelijk is. Vaak zien wij dat een bestaand LMS maatwerkcomponenten bevat die speciaal voor jullie zijn ontwikkeld. Mogelijk is dat maatwerk niet meer nodig als je overstapt, omdat dit binnen de standaardfunctionaliteit van Totara Learn al mogelijk is. Indien je huidige LMS al een Totara Learn of Moodle omgeving is, kan het waardevol zijn om aan je huidige LMS partner te vragen waar het intellectueel eigendom ligt van dit maatwerk en of je het kunt verhuizen naar je nieuwe LMS. Zijn er integraties met andere systemen binnen je bestaande LMS? Dan kijken we samen naar hoe dit mogelijk geïntegreerd kan worden in Totara Learn.
2. Bepaal welke gegevens je wilt overnemen
Het is belangrijk je af te vragen of je bij het overstappen naar een nieuw LMS data mee wilt nemen. Hierbij kan je (alle) data één-op-één overnemen, of je kan opnieuw beginnen met het opbouwen en vullen van het LMS. Wanneer je data wilt overnemen, is een database migratie mogelijk als jouw huidige LMS ook een Totara Learn omgeving is. Als jouw huidige LMS dit niet is, is de database anders opgebouwd en kijken wij samen met jou naar welke informatie je wilt overnemen en hoe dit makkelijk over te zetten is.
Je content sorteren
Voordat je content overzet naar een nieuw LMS, adviseren wij om alle content uit het oude LMS op te schonen. Hierdoor start je met een fris nieuw LMS.
Bang dat je iets kwijt raakt? Archiveer alle data die je niet meeneemt, bijvoorbeeld in een spread sheet. Dan kun je erop terugvallen als je het ooit nodig hebt.
Betrek de juiste mensen
Ons advies is om alleen dat te verplaatsen wat echt nodig is. Maar hoe kom je erachter wat nog echt nodig is? Betrek de juiste personen bij dit project, zoals: IT, content ontwikkelaars, managers, systeembeheerders, sales, compliance verantwoordelijken, marketing en natuurlijk je eindgebruikers. Stel hen kritische vragen, zoals: Is informatie verhuizen van iedereen nodig? Ook van mensen die inmiddels 5 jaar met pensioen of uit dienst zijn? Is het nodig cursussen die we al heel lang niet meer aanbieden, over te zetten? Of cursussen waarvan we weten dat niemand ze meer gebruikt?
Eenheid creëren
Dit is hét moment om je bestaande cursussen kritisch te bekijken. Heb je cursussen zonder cursusomschrijving? Of kan de cursusomschrijving worden geüpdatet? Je doel is om eenheid te creëren in je cursusaanbod. Dat wil zeggen dat alle cursussen eruitzien alsof ze door één persoon zijn gemaakt. Overzichtelijkheid door uniformiteit in opzet en uitstraling.
3. Zorg voor een realistische tijdslijn
Om jullie wensen en eisen zorgvuldig en duurzaam te kunnen borgen, kan het verstandig zijn om de uitrol van Totara Learn gefaseerd en flexibel te doen. Belangrijk is om in de migratieperiode niet teveel te willen. Je moet overstappen naar een (waarschijnlijk) onbekend en nieuw systeem. Je hebt tijd nodig om je huidige content uit te zoeken, om dat vervolgens over te plaatsen. Ons advies is daarom doorgaans om enkel de content uit je huidige LMS over te zetten. Biedt het nieuwe LMS nieuwe leeractiviteiten of andere mogelijkheden die je oude LMS niet heeft? Super! Maar misschien kun je beter even wachten met het inrichten daarvan.
Wij zullen samen met jullie bepalen welke fases en livegang het beste past bij jullie migratie.
Meer weten?
Maak je al gebruik van een systeem en denk je na over een overstap? Neem dan vrijblijvend contact op met onze Totara Learn Sales Tijs Holkenborg via 06 25 21 00 54 of vul een formulier in via onderstaande knop en ontdek wat een overstap voor jouw organisaties zou betekenen.