De uitdaging
Een wendbare organisatie bij het CAK creëren door te investeren in training en opleiding. Met als resultaat: gemotiveerde medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden, die daardoor duurzaam inzetbaar zijn binnen de organisatie. “Dan volsta je niet met een aanbod van alleen zelf ontwikkelde cursussen en trainingen”, was de conclusie van het CAK in 2013.
De oplossing
Om het aanbod uit te breiden, was de wens om externe opleidingen te integreren groot. Maar hoe zorg je ervoor dat dat aanbod past bij jouw doelstellingen en leervisie? We spreken met Emilie Scholtens, HR Development adviseur, over de unieke automatische koppeling tussen de CAK Academie en de grootste aanbieder van (online) trainingen en opleidingen: Springest.
“De afgelopen jaren zijn we echt een ‘lerende’ organisatie geworden. En als je er zelf zo ‘in’ zit, heb je eigenlijk niet zo goed door hoe uniek deze manier van werken en leren is. Toen in januari [2017, red.] zo’n 250 medewerkers van het Zorginstituut Nederland bij ons in dienst kwamen, was het voor hun echt een eyeopener hoeveel aandacht er is voor je ontwikkeling en de opleidingen die je bij het CAK mag doen. De koppeling met Springest heeft dit mogelijk gemaakt.”
CAK Academie
In 2013 stapte het CAK over van hun eigen learningsysteem naar het NetDimensions LMS en werd de CAK Academie opgericht. Alles wat met opleiding en de ontwikkeling van medewerkers te maken had, kwam hier samen in één centraal punt. Om medewerkers duurzaam in te kunnen zetten, werd naast het eigen aanbod ook gekeken naar externe opleidingen. Emilie Scholtens: “Op een gegeven moment merkten we dat er veel met hagel geschoten werd. Er zat geen lijn of visie achter de gekozen opleidingen. Hierdoor waren de externe trainingen vaak niet effectief en efficiënt.”
Om hier beter de regie op te kunnen houden, zette het CAK de vraag uit om het externe trainingsaanbod te integreren in de CAK Academie. Emilie: “Of eigenlijk: om de medewerkers meer de regie te geven over hun eigen ontwikkeling, met een aanbod dat wél past bij de leervisie van het CAK. In gesprek met verschillende partijen kwamen Courseware en Springest samen op het idee om een automatische koppeling te maken.”
Koppeling NetDimensions & Springest
De koppeling tussen het NetDimensions LMS en Springest werkt als volgt: alles wat in de grote ‘bak’ van Springest zit (zo’n 42.000 leerproducten van meer dan 4.900 aanbieders), kan het CAK importeren in de Academie. Door in te loggen op de backend van Springest, kunnen de HR-medewerkers in de catalogus aanvinken wat zij in de Academie willen publiceren. Binnen een paar minuten is het aanbod zichtbaar en kan een CAK medewerker zich aanmelden. Vervolgens wordt in het NetDimensions LMS alle administratie en logistiek bijgehouden.
Eigen regie medewerkers
Na een relatief kort implementatietraject van 5 maanden, is de automatische koppeling al jaren succesvol in gebruik. Emilie: “De koppeling heeft een enorme ‘boost’ gegeven aan ons hele HR Development- en opleidingsbeleid. Ja – we hebben onze doelen behaald en zelfs méér. Bijvoorbeeld dat medewerkers nu echt zelf de regie voeren over hun ontwikkeling. Doordat het nu zo goed geregeld is in de Academie, zijn onze adviseurs en opleidingscoördinatoren veel meer in gesprek met medewerkers. Met elkaar denken we nu na over de best passende oplossing of opleiding voor een ontwikkeldoel. We zien dat medewerkers nu niet meer gaan voor de ‘losse flodders’. Ze kiezen veel specifieker wat interessant én van toegevoegde waarde voor ze is.”
Partnerships
Het CAK heeft altijd een ruim opleidingsbudget gehad. “Maar het mooie is: door deze aanpak geven we er nu minder aan uit! Enerzijds komt dat doordat we nu gerichter opleiden, anderzijds doordat we goede afspraken hebben met onze preferred suppliers”. Dat contact gaat verder dan alleen het afnemen van trainingen en opleidingen. Emilie: “We hebben nauw contact met deze partijen. We spreken regelmatig over hoe we samen de kwaliteit van ons opleidingsaanbod kunnen verbeteren. Net als dat wij tegen onze medewerkers zeggen ‘pak de regie’, verwachten we dat ook van onze opleiders”. Daarnaast betekent kwaliteit voor het CAK: praktijkgerichte opleidingen en aandacht voor het individu. Elke opleiding moet voor de medewerker(s) voelen als maatwerk. “Binnen Springest zoeken we dus meer partners in plaats van alleen maar externe aanbieders. En dat werkt. Ook als een aanbieder niet de kwaliteit kan leveren die we willen. Dan is er altijd een alternatieve aanbieder!”
Voorbeeld voor anderen
De koppeling, en daarmee de enorme uitbreiding van het opleidingsaanbod van de CAK Academie, heeft op meerdere vlakken dus veel opgeleverd. Het heeft de HR Development afdeling geholpen om bij het management aan tafel te komen om het belang van leren en opleiden onder de aandacht te brengen. “Daarnaast zijn we een voorbeeld voor andere organisaties. In het begin kregen we maandelijks mensen die kwamen kijken. We zijn de eerste die de automatische koppeling hebben gemaakt. Nu horen we ook van andere organisaties dat zij ervoor kiezen.”
De toekomst
Emilie: “Binnenkort gaan we over op een nieuwere versie van NetDimensions. Daar zitten nieuwe features in, zoals bijvoorbeeld een forum. Binnen de leeromgeving kunnen medewerkers dan gemakkelijk met elkaar in gesprek over bijvoorbeeld lesinhoud of vragen bespreken met elkaar”. Daarnaast heeft de koppeling de afgelopen jaren heel veel data opgeleverd. Met die data wil het CAK meer pro-actief gaan sturen. “Bijvoorbeeld wanneer we zien dat een bepaalde opleiding zorgt voor grote sprongen in de ontwikkeling van onze medewerkers. Dan willen we dat misschien wel generiek inzetten, zoals in onze talentenpool.”
Samenwerking die werkt
Emilie: “Ik sta er niet meer iedere dag bij stil. Ondanks dat we toen aan het pionieren waren, heeft het systeem eigenlijk altijd gewerkt. De ‘credits’ gaan hiervoor natuurlijk ook naar Courseware. We kenden ze al door de implementatie van het NetDimensions LMS. Ook hebben ze ons in het verleden getraind in Articulate. Samenwerken met Courseware is heel prettig. Er is één centraal aanspreekpunt en de afwisseling tussen fysiek en online afspreken. En hebben we issues? Dan weten ze meteen wat werkt voor de korte termijn, om daarna tot een duurzameoplossing te komen.”
Ook jouw externe opleidingsaanbod uitbreiden?
Heb je vragen? Of wil je net als Emilie Scholtens van het CAK jouw opleidingsaanbod uitbreiden met een automatische koppeling met Springest? Neem dan contact op met ons.
