Totara tip: Aanvragen van coaching en training

Een aanvraagformulier kan voor verschillende redenen een goede toevoeging zijn:

Over een bepaald onderwerp zijn er momenteel geen trainingen beschikbaar en je wil weten of daar behoefte aan is.
Je wil als organisatie niet alleen cursussen aanbieden, omdat je ook een coachpool beschikbaar hebt waar cursisten terecht kunnen met hun ontwikkelvraagstuk.

Je kan een aanvraagformulier dus gebruiken zodat cursisten een training kunnen aanvragen. Daarnaast kan je een aanvraagformulier gebruiken als middel waarmee cursisten in contact kunnen komen met een coach voor een kennismakingsgesprek. Het formulier kan je vervolgens onder de aandacht brengen op je startpagina of op een andere plek in je leeromgeving.

Aanmaken van een aanvraagformulier

Voor het aanmaken van een aanvraagformulier gebruik je de evaluatie-activiteit. Normaal gebruik je deze om, na afloop van een cursus, de cursus te evalueren. In dit geval koppelen we de evaluatie-activiteit niet aan een cursus, maar aan de startpagina. Volg hiervoor de volgende stappen:

Ga naar de startpagina of het dashboard
Kopieer dit dikgedrukte stukje /course/modedit.php?add=feedback&type=&course=1&section=1&return=0&sr= en plak dit achter de URL van je leeromgeving (dus bijvoorbeeld na *.nl of *.com). Druk hierna op enter.

Heb je meerdere coaches? Maak dan voor elke coach een eigen evaluatie-activiteit aan.

Instellingen evaluatie-activiteit

Je hebt nu een evaluatie-activiteit aangemaakt en komt op de instellingenpagina terecht. Hier ga je het aanvraagformulier vorm geven door middel van de volgende stappen:

Geef het formulier een naam en een beschrijving. Beiden zijn zichtbaar voor de gebruiker. Op de coaching pagina kan je de beschrijving gebruiken om de coach voor te stellen en wat meer te vertellen over het proces / de spelregels bij het aanvragen van een coach (zie het voorbeeld).
Ga naar de sectie Vraag- en instuuropties
1. Stel in of de gegevens anoniem verwerkt moeten worden of niet. In de situatie van een coaching aanvraag wil je juist weten wie een aanvraag heeft ingediend. Kies dan voor de optie De gebruikersnamen zullen bewaard worden en samen met de antwoorden worden getoond.
2. Stel in of gebruikers vaker een aanvraag mogen indienen.
3. Zet de instelling Stuur e-mailnotificaties op ‘Ja’ als je wil dat de coach een notificatie krijgt bij een ingestuurd formulier.
Stel bij de sectie Na indienen in wat er moet gebeuren nadat een gebruiker de vragenlijst heeft ingestuurd. Je kan ervoor kiezen om een bericht te tonen of een URL in te stellen waar de gebruiker naartoe gaat. Je kan de gebruiker hier bijvoorbeeld terugsturen naar de startpagina of een pagina met relevante trainingen/opties.
Klik hierna op Opslaan en direct tonen. Door het opslaan krijgt de activiteit een unieke link toegekend.

Let op: Bewaar deze URL goed! Alleen via deze URL kan je op een later moment weer terug bij de activiteit komen. Het is lastig om de startpagina activiteit zonder deze URL later nog terug te vinden.

Vragen toevoegen aan aanvraagformulier

Op het tabblad VRAGEN kan je de vragen toevoegen aan het aanvraagformulier.

Selecteer via het dropdownmenu de type vraag die je wil toevoegen.
Voltooi de instellingopties van het vraagtype:
- Is de vraag verplicht om in te vullen?
- Wat zijn de antwoordopties bij meerkeuzevragen?
Is je formulier compleet? Dan kan je via het tabblad SJABLONEN de vragenlijst als sjabloon opslaan. Het sjabloon is handig om te gebruiken als je voor meerdere coaches een aanvraagformulier wil aanmaken.

Plaats een uitgelichte koppelingen blok op je dashboard of startpagina

Nu je het aanvraagformulier hebt aangemaakt, kan je deze onder de aandacht brengen op je startpagina of dashboard. Een mooie manier om dit te doen is middels het Uitgelichte koppelingen blok. Heb je meerdere coaches? Dan kan je meerdere tegels naast elkaar tonen die ieder verwijzen naar een eigen evaluatieformulier.

Voeg aan de startpagina of het dashboard het blok Uitgelichte koppelingen toe.
Klik op het tandwieltje rechtsboven in het blok en ga naar Blok Uitgelichte koppelingen configureren
Geef het blok een naam en stel in je hoe je de tegels in het blok wil vormgeven.
Klik op Opslaan
Voeg hierna de tegels toe aan het uitgelichte koppelingen blok met het type Statisch en plak bij URL de link naar het aanvraagformulier.

Notificaties instellen

Er zijn een aantal notificaties die je kan koppelen aan het aanvraagformulier. Zo kan je de coach direct informeren over de aanvraag zodat de aanvraag direct opgepakt kan worden. Daarnaast is het ook mogelijk om de manager direct op de hoogte te brengen van de aanvraag.

Notificatie aan de coach

In de instellingen van de evaluatieactiviteit heb je al ingesteld dat de coach een bericht moet krijgen wanneer er een formulier wordt ingestuurd. Om ervoor te zorgen dat dit ook daadwerkelijk gebeurt, volg je de volgende stappen:

Koppel de coach aan de evaluatie-activiteit:
1. Ga naar de evaluatie-activiteit
2. Ga vervolgens naar lokale rollen en klik op rol Trainer.
3. Zoek in de kolom ‘niet geselecteerd’ de coach, selecteer deze en klik op Toevoegen. Het is mogelijk om meerdere ontvangers toe te voegen. Dus wil je als beheerder ook graag op de hoogte worden gebracht? Dan kan je je eigen account ook toevoegen.
Pas eventueel het bericht van de notificatie aan in het Taalbestand. Standaard wordt het volgende bericht verstuurd:
[Naam gebruiker] heeft het evaluatieformulier [Naam evaluatie-formulier] ingevuld en opgestuurd. Je kan het hier bekijken: [Link naar formulier].

Je kan de notificatie vinden onder de string mod_feedback/emailteachermailhtml. In het volgende artikel leggen we aan je uit hoe je het taalbestand aanpast: Taalbestanden aanpassen in Totara Learn.

Let op: de eventuele aanpassingen die je doet aan de notificatie in het taalbestand gelden voor alle evaluatie-activiteiten waar een trainersnotificatie is ingesteld.

Om een notificatie aan een coach of trainer te kunnen sturen, moet deze een account hebben in de leeromgeving. Is dat nog niet het geval? Maak dan eerst een account aan en doorloop daarna bovenstaande stappen.

Notificatie aan de gebruiker en/of manager

De notificaties die worden verstuurd aan de cursist of de manager zitten niet in het taalbestand, maar in het Centraal Notificatie Systeem (CNS). Je kan deze dus instellen bij de notificatie-instellingen van de e-learning activiteit. Meer uitleg over de opties die je hebt bij het maken van een notificatie in het CNS vind je in dit artikel: Hoe verstuur ik e-mails over cursussen?

Inzicht in de ingestuurde vragenlijsten

Je aanvraagformulier is nu klaar voor gebruik. Via het tabblad ANTWOORDEN TONEN van de evaluatie-activiteit heb je inzicht in de aanvragen en de antwoorden die zijn gegeven op de vragenlijst.

Wil je als beheerder een overzicht van alle ingediende aanvragen? Dan kan je het rapport Ingevulde evaluaties toevoegen via Toegevoegde rapporten. Wanneer je de kolom Activiteit evaluatie aan dit rapport toevoegt, kan je via dit rapport ook direct doorklikken naar het aanvraagformulier.

Hulp nodig?

Foto Zehra
Deze tip is geschreven door Totara-expert Zehra. Hopelijk heeft Zehra Leferink je geholpen met deze tip. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via leferink@courseware.nl, of met jouw consultant of accountmanager.