Totara tip: Zoeken in de catalogus

Waar zoekt het systeem op in de catalogus?

Als we het hebben over onderdelen in Totara Learn (cursussen, certificeringen en programma’s) zoekt de zoekfunctie standaard in de titels en omschrijvingen die zijn toegevoegd. Daarnaast kan je labels of zoektermen toevoegen in de instellingen van de cursus die je helpen bij het zoeken.

Bij onderdelen van Totara Engage (bronnen, afspeellijsten en werkgroepen) doorzoekt de zoekfunctie de titels en de hashtags. Bij de bronnen zoekt het programma ook in de tekstuele inhoud van het artikel.

Makkelijker zoeken in de catalogus

De eerste manier om de catalogus beter doorzoekbaar te maken, is door zoektermen toe te voegen in de cursus-, programma- en certificeringsinstellingen. De instelling heet Zoektermen/metadata voor catalogus. Hier voeg je zoektermen toe, anders dan de titel en omschrijving, om cursisten te helpen om het leeronderwerp te vinden in de catalogus.

Daarnaast hebben sommige organisaties cursussen in hun systeem staan met lastige termen in de titel. Denk bijvoorbeeld aan medische termen die niet iedereen goed schrijft. Standaard kan je alleen zoeken op hele woorden, maar als je een sterretje toevoegt kun je ook op een deel van woord zoeken. Wanneer je bijvoorbeeld wil zoeken naar items over een catalogus kan je zoeken op “cata*” of “*logus”.

Je zou een HTML-blok in de catalogus of een rondleiding kunnen toevoegen om gebruikers van deze tips op de hoogte te stellen.

Weergeven van de catalogus

Hoe meer content je krijgt, des te voller de catalogus wordt. Zeker als content beschikbaar is voor grote doelgroepen en bronnen met iedereen in het systeem gedeeld worden. Daarom adviseren we om filters toe te voegen aan de catalogus. In de instellingen van de catalogus vind je een lijst met standaardfilters van Totara die je kunt gebruiken. Je kunt ook extra cursus,- programma- en certificeringsvelden toevoegen en daar een filter van maken.

Filters kun je gebruiken om alleen de bronnen weer te geven of juist alleen cursussen, of je kiest ervoor om een specifieke categorie weer te geven. Als je het filter hebt ingesteld, kun je de URL die dan bovenin de adresbalk staat kopiëren (bijvoorbeeld: /totara/catalog/index.php?catalog_learning_type_panel[]=course&orderbykey=featured&itemstyle=narrow) en ergens anders gebruiken om te verwijzen naar deze gefilterde inhoud. We hebben klanten die met die URL een extra menu-item hebben aangemaakt, maar we hebben ook klanten die een extra dashboard hebben ingezet met tegels naar de categorieën in hun catalogus.

Hier zie je de tegels op het extra dashboard van BAS Group, die verwijzen naar categorieën in hun catalogus.

Deze tip is geschreven door Totara expert Irma Boks-Eek. Hopelijk heeft Irma je geholpen met deze tip. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via boks-eek@courseware.nl, of met jouw consultant of accountmanager.