Totara tip: Overstappen naar het Centraal Notificatiesysteem voor bijeenkomsten

Met de toevoeging van notificaties voor bijeenkomsten aan het Centraal Notificatiesysteem (CNS) in Totara 16 raden we onze klanten aan om hun bestaande notificaties over te zetten naar het CNS. In deze tip van de maand leggen we uit waarom en hoe je de verouderde notificaties voor bijeenkomsten overzet naar het nieuwe CNS.

Is jullie Totara omgeving recent geïnstalleerd op versie 16 of hoger? Dan hoef je niets te doen en dan is jullie gloednieuwe Totara systeem automatisch geïnstalleerd met het CNS ingeschakeld, de verouderde notificaties zijn dan automatisch uitgeschakeld.

Is jullie Totara omgeving al eerder geïnstalleerd en wordt deze geüpgraded naar versie 16 of hoger? Dan kun je de volgende stappen volgen om het CNS voor bijeenkomsten in gebruik te nemen.

Wat is anders in het CNS?

De voordelen van het CNS ten opzichte van de oude notificaties zijn:

Je hoeft geen HTML-code meer te gebruiken;
Je kunt gemakkelijk meertalige notificaties opstellen;
Je hebt meer parameters tot je beschikking die je met één klik op de knop kunt toevoegen;
Notificaties worden niet met terugwerkende kracht verzonden.

Bijeenkomstnotificaties overzetten naar het CNS

In onderstaande tabel zie je hoe de verouderde notificaties corresponderen met de triggers in het CNS. Zoals je ziet zijn sommige verouderde notificaties opgesplitst naar twee nieuwe notificatietriggers:

(Tekst gaat verder onder de tabel)

	Verouderde notificaties	Trigger Centraal Notificatiesysteem	Betekenis
1	Aanmelden op wachtlijst verlopen	Aanmelding op wachtlijst verlopen	Een medewerker heeft zich aangemeld als reserve op de wachtlijst en deze aanmelding is komen te vervallen doordat de uitvoering reeds is gestart.
2	Alle reserveringen zijn geannuleerd (voor manager)	Reserveringen verlopen	Reserveringen die door de manager zijn gemaakt worden automatisch geannuleerd als de uiterlijke datum voor de reservering verstreken is.
3	Bevestiging trainer: [seminarname], [eventperiod]	Trainer toegewezen	Wordt verzonden naar de trainer zodra deze wordt toegevoegd aan Rollen uitvoering in de uitvoeringsinstellingen.
4	Bevestiging van de begeleider van deze sessie	Begeleider toegewezen	Voor de begeleider Ontvangt de begeleider zodra deze is toegewezen aan een sessie.
5	Datum/tijd uitvoering aangepast: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate] Medewerker	Aanmeldingsgegevens gewijzigd Sessie details voor begeleider zijn gewijzigd	Voor de medewerker De datum, tijd of locatie van de uitvoering is aangepast. Je ontvangt een e-mail met een nieuwe iCal.
6	Datum/tijd uitvoering aangepast: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate] Trainer	Sessie gewijzigd voor trainer	Voor de trainer De datum, tijd of locatie van de uitvoering is aangepast. Je ontvangt een e-mail met een nieuwe iCal.
7	Deelnemer heeft zich uitgeschreven	Aanmelding geannuleerd	Deelnemer heeft zichzelf afgemeld voor de uitvoering.
8	Herinnering voor de uitvoering: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate]	Startdatum uitvoering Einddatum uitvoering	Herinneringsmail x-aantal dagen voor de uitvoering of na de uitvoering (als opvolging).
9	Het maken van een online sessie is mislukt	Maken van een online sessie is mislukt	Wordt verzonden naar de systeembeheerders zodra het aanmaken van een online sessie via de MS Teams- of Zoomintegratie is mislukt.
10	Inschrijfbevestiging uitvoering: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate]	Aanmelding bevestigd	Deelnemer is aangemeld (door zichzelf, de manager of een admin) in de uitvoering.
11	Inschrijftermijn voor de volgende bijeenkomst is gesloten: [seminarname], [starttime]-[finishtime], [sessiondate]	Aanmeldperiode gesloten	Wordt verzonden wanneer de aanmeldperiode voor de uitvoering is gesloten.
12	Inschrijfverzoek uitvoering voor goedkeuring door Manager-/ en Administratieve goedkeuring: [seminarname], [eventperiod] Inschrijfverzoek uitvoering voor goedkeuring door Trainer: [seminarname], [eventperiod] Inschrijfverzoek voor uitvoering: [seminarname], [eventperiod]	Aanmeldingsverzoek gemaakt	Naar goedkeurders en medewerkers. Wordt verzonden zodra een medewerker een aanmeldingsverzoek heeft ingediend.
13	Inschrijving is afgewezen	Aanmeldingsverzoek afgewezen	Goedkeurder heeft aanmeldingsverzoek afgewezen.
14	Reservering is geannuleerd	Reserveringen geannuleerd	Reserveringen zijn door een beheerder geannuleerd.
15	Sessie van begeleider is geannuleerd	Sessie voor begeleider is geannuleerd Uitvoering voor begeleider is geannuleerd	De sessie waaraan de begeleider was toegewezen is geannuleerd.
16	Sluiting van inschrijftermijn voor de uitvoering	Aanmeldingsverzoek verlopen	De aanmeldperiode is gesloten. Wordt verzonden naar medewerkers met aanmeldingsverzoeken in afwachting van goedkeuring.
17	Toewijzing als begeleider geannuleerd	Begeleider niet meer toegewezen	De toewijzing van de begeleider wordt ingetrokken.
18	Toewijzing als trainer geannuleerd	Trainer niet toegewezen	De toewijzing van de trainer wordt ingetrokken.
19	Uitvoering is geannuleerd	Aanmelding geannuleerd wegens geannuleerde uitvoering	De aanmelding wordt geannuleerd omdat de uitvoering is geannuleerd door een beheerder.
20	Uitvoering minimaal aantal aanmeldingen voor: [seminarname]	Onvoldoende aanmeldingen	Waarschuwingsbericht naar de beheerder dat er op de uiterlijke datum nog onvoldoende aanmeldingen voor de uitvoering zijn. De beheerder kan vervolgens besluiten de uitvoering te annuleren of door te laten gaan.
21	Uitvoering van trainer geannuleerd	Uitvoering geannuleerd	Wordt verzonden naar gebruikers met een uitvoeringsrol in de uitvoeringsinstellingen.
22	Wachtlijst voor: [seminarname]	Aanmelding op wachtlijst gemaakt	Wordt verzonden naar medewerker nadat men is aangemeld op de wachtlijst.

Het is mogelijk om de notificaties uit het CNS over te nemen op bijvoorbeeld cursusniveau, als de standaard teksten op systeemniveau staan. Daarom beginnen we met het instellen van notificaties op systeemniveau:

Open één tabblad in je browser met de verouderde notificaties (Systeembeheer > Bijeenkomsten > E-mail templates)

Open een tweede tabblad in je browser met het CNS (Systeembeheer > Berichten en notificaties > Notificaties > Bijeenkomst)
Kopieer een tekst uit de verouderde notificaties en open vervolgens in het CNS de juiste corresponderende notificatie in de trigger. Als er nog geen notificatie is, staat er een knop om een notificatie toe te voegen:
In onze eerdere tip van de maand ‘Hoe verstuur ik e-mails over cursussen?‘ leggen we uit wat alle instellingen in de notificatie pop-up betekenen.
Vul de notificatie pop-up in en sla de wijzigingen op
Herhaal de stappen hierboven voor alle triggers

Daarna is het CNS op systeemniveau ingesteld.

Zijn er notificaties die je nooit wil verzenden? Dan kun je de trigger of één van de notificaties binnen de trigger uitschakelen via het schuifje. Deze notificatietrigger verdwijnt dan simpelweg uit alle cursussen en bijeenkomsten.

Als je per bijeenkomst aangepaste notificaties had ingesteld en die teksten wil blijven gebruiken, kun je die nog overzetten. Volg daarvoor onderstaande stappen:

Ga in jouw cursus naar het Cursusbeheerblok > Notificaties om de aangepaste notificatie voor alle bijeenkomstactiviteiten in die cursus in te stellen.
Wil je per bijeenkomstactiviteit een aangepaste notificatie instellen, dan doe je dat via het Bijeenkomstbeheerblok > Notificaties.

Je kunt de bijeenkomstnotificaties op twee manieren overzetten:

Verplaats alles in één keer
Je kunt ervoor kiezen om de verouderde notificaties te blijven gebruiken en in de tussentijd in alle bijeenkomsten de verouderde notificatieteksten te kopiëren naar het CNS in die cursus of bijeenkomst.

Ga geleidelijk over naar het Centraal Notificatiesysteem
Het alternatief is om voor alle bestaande bijeenkomsten de verouderde notificaties te blijven gebruiken en alleen voor nieuwe bijeenkomsten het CNS in te schakelen. In dat geval kan je bij de nieuwe bijeenkomsten aangeven geen gebruik te willen maken van de verouderde notificaties, via Bijeenkomstbeheerblok > Instellingen > Kopje Notificaties > Verouderde notificaties gebruiken.

De verouderde notificaties uitschakelen

Zodra je helemaal geen gebruik meer maakt van de verouderde notificaties, kun je deze op systeemniveau uitschakelen.

Ga naar Systeembeheer > Bijeenkomsten > Instellingen;
Zet het vinkje achter Verouderde notificaties gebruiken uit;
Indien ingeschakeld zorgt de instelling Verouderde notificaties uitschakelen i.c.m. met het CNS ervoor dat ad-hoc berichten naar medewerkers nog wel beschikbaar blijven;
Klik op Opslaan.

Deze tip is geschreven door Totara expert Moniek van Wel. Hopelijk heeft Moniek je geholpen met deze tip. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via vanwel@courseware.nl, of met jouw consultant of accountmanager.