Totara tip: een aparte trainer instellen per trainingssessie

Totara biedt je de mogelijkheid om meerdaagse klassikale trainingen (hierna te noemen ‘uitvoeringen’) te plannen. Dat wil zeggen dat je één uitvoering organiseert met daarin meerdere trainingssessies. Denk bijvoorbeeld aan onze eigen Totara training. Je schrijft je één keer in, maar hebt 2 of 3 trainingsmomenten. Het is mogelijk om op deze verschillende momenten een aparte trainer in te stellen.

Als een training bestaat uit meerdere trainingssessies, kan het zo zijn dat iedere trainingssessie anders wordt georganiseerd. Je hebt bijvoorbeeld een andere locatie, de ene keer klassikaal en de andere keer online, een ander tijdstip of andere voorzieningen die je nodig hebt. Totara biedt hier vele geschikte opties voor, zoals uitgelegd in de basistraining. Het is lastiger als je per sessie een andere trainer wil inzetten, maar ook hierin biedt Totara mogelijkheden. In deze tip van de maand leggen we je uit hoe je de functie van de begeleider gebruikt om per sessie een andere trainer in te plannen.

Wat is het verschil tussen een Trainer en een Begeleider?

Een Trainer is in Totara niet alleen een persoon, maar ook een rol. Dat houdt in dat iedereen die de rol van Trainer heeft, bepaalde rechten heeft in een cursus. Standaard is dat bijvoorbeeld de mogelijkheid om gebruikers in te schrijven op bijeenkomsten, aanwezigheid te verwerken, scores te geven en opdrachten goed te keuren. De trainersrol is naar wens aanpasbaar om goed aan te sluiten bij de wensen van jouw organisatie.

De Begeleider (Facilitator in het Engels) is geen daadwerkelijke rol. Je wijst een interne of externe gebruiker toe als Begeleider op de sessie van een uitvoering, maar die gebruiker krijgt daardoor geen extra rechten. Begeleiders ontvangen net als de Trainer wel notificaties van hun toewijzing, eventuele uitschrijving of wanneer de sessie wordt gewijzigd. Een Begeleider kan je, mits toegevoegd op systeemniveau, koppelen aan een bestaand gebruikersaccount in de leeromgeving. Je kan een Begeleider ook als extern persoon markeren. Dat is handig als je de Begeleider bijvoorbeeld gebruikt om een externe locatie op de hoogte te houden van de planning van de training.

Hoe voeg je een Trainer of Begeleider toe?

Een Trainer schrijf je via Cursusbeheerblok > Gebruikers > Deelnemers met de Trainersrol in op de cursus. Vervolgens ga je naar de instellingen van de uitvoering, scroll je omlaag naar de sectie Rollen uitvoering en vink je daar de betreffende persoon aan als Trainer. Als meerdere personen Trainer zijn, kun je hen selecteren door de ctrl-toets in te drukken en dan op hun namen te klikken.

Let op: Als je de sectie Rollen uitvoering niet ziet, moet je via Systeeminstellingen > Bijeenkomsten > Instellingen > Rollen uitvoering nog de juiste rollen kiezen.

Een Begeleider kan je net als een ruimte of voorziening op systeemniveau toevoegen via Systeembeheer > Bijeenkomsten > Begeleiders. , Vervolgens kun je de Begeleider gemakkelijk kiezen bij Datum/tijd in al je uitvoeringen. Je kunt de Begeleider ook ter plekke toevoegen in de Uitvoeringsinstellingen.

Stappenplan: een aparte Trainer per sessie in een uitvoering toevoegen

Er zijn verschillende manieren waarop je de Begeleider kan gebruiken in combinatie met de trainersrol, afhankelijk van wat je voor elkaar wil krijgen:

Als je eigenlijk alleen maar Begeleider hoeft te zijn
Als je niet alle sessies uit de uitvoering zelf organiseert
Aanmaken begeleidersrol met extra taken

Als je eigenlijk alleen maar Begeleider hoeft te zijn

Als het niet de bedoeling is dat de Trainer gebruikers kan inschrijven, aanwezigheid kan verwerken of andere trainerstaken kan uitvoeren in het LMS, hoeft die persoon geen Trainer te zijn. Het enige wat je wilt, is dat deze persoon notificaties krijgt om op de hoogte gehouden te worden van de planning van de uitvoering.

In dat geval wijs je deze persoon alleen nog maar toe als Begeleider aan de juiste sessie. Hij of zij ontvangt dan een notificatie met de agenda-uitnodiging (iCal) van de sessie waaraan de Begeleider is toegewezen. Als je gebruik maakt van de kalender op de startpagina of cursuspagina in de leeromgeving, zal de Begeleider daar alleen de sessies zien waaraan deze is toegewezen.

2. Als je niet alle sessies uit de uitvoering zelf organiseert

Als de Trainer maar één of enkele sessies uit de uitvoering organiseert, maken we deze persoon zowel Trainer als Begeleider.

De eerste stap is om de notificaties voor de Trainer uit te schakelen, zodat deze niet zowel de Trainers- als de Begeleidersnotificaties ontvangt. De Trainersnotificaties gaan namelijk over álle sessies en dat is niet meer nodig. Dit doe je via Cursusbeheer > Notificaties.
Ga naar Bijeenkomstbeheer > Instellingen en schakel Sessie Aanwezigheidsregistratie in. Zo kan per sessie worden vastgelegd of een deelnemer aanwezig was.
Dan wijs je de Trainers toe aan hun eigen sessie als Begeleider en voeg je hen allemaal toe als Trainer aan de uitvoering. Dit doe je in de uitvoeringsinstellingen.

Let op: Iedereen met de trainersrol op die uitvoering kan de aanwezigheid van iedere sessie verwerken, ook van degene waar zij geen training in geven. Het is verstandig om met de Trainers af te stemmen dat zij enkel de aanwezigheid verwerken van hun eigen sessies.

3. Aanmaken begeleidersrol met extra taken

Indien een Begeleider wel trainerstaken moet kunnen uitvoeren, maar niet zoveel óf andere taken dan de Trainer, kun je een rol speciaal voor de Begeleider toevoegen. Zorg ervoor dat je de rol daarna toevoegt als Rol uitvoering via Systeeminstellingen > Bijeenkomsten > Instellingen > Rollen uitvoering. Dan kun je de rol voortaan inschrijven op de cursus en kiezen in de uitvoeringsinstellingen, net zoals bij de Trainer mogelijk is.

Meer weten?

Deze tip is geschreven door onze Totara-expert Moniek van Wel. Hopelijk heeft Moniek je geholpen met deze tip. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via vanwel@courseware.nl, of met jouw consultant of accountmanager.