Totara tip: Reminders vanuit je leeromgeving
Met Regels gebeurtenismonitoring kan je als beheerder of trainer notificaties ontvangen over specifieke gebeurtenissen in Totara. In deze Totara tip legt Zehra je uit hoe je deze functionaliteit kan gebruiken.
In deze tip wordt uitgelegd hoe je ‘Regels gebeurtenismonitoring’ goed kunt toepassen.
Hoe werkt het?
‘Regels gebeurtenismonitoring’ is enkel beschikbaar voor beheerders en trainers. Het instellen hiervan bestaat grofweg uit twee stappen:
-
Op systeemniveau stel je een regel in. In deze regel geef je aan bij welke gebeurtenis / trigger je een notificatie wil ontvangen.
-
Via je eigen profiel kun je je inschrijven op de regels waarvan jij op de hoogte wil worden gehouden.
Let op: het aanzetten van gebeurtenismonitoring kan invloed kan hebben op de performance van de omgeving.
Stap 1. Aanzetten en instellen van ‘Regels gebeurtenismonitoring’
Wanneer je wil gaan werken met ‘Regels gebeurtenismonitoring’, zal je deze eerst op site-niveau aan moeten zetten.
- Ga naar Systeembeheer > Server > ‘Regels gebeurtenismonitoring’
- Klik op ‘Aan’
Eenmaal aangezet kun je aan de slag met het aanmaken van de regels. Dit doe je door te klikken op de knop ‘Voeg een nieuwe regel toe’. Op de schermafbeelding hiernaast zie je de instellingenpagina voor het aanmaken van een regel.
Zone en gebeurtenis
Er zijn talloze gebeurtenissen / triggers beschikbaar. Allereerst selecteer je bij zone het hoofdonderwerp. Je kan hier bijvoorbeeld kiezen voor ‘Bijeenkomst’ of ‘Evaluatie’. Vervolgens selecteer je de gewenste gebeurtenis over dat onderwerp. Denk aan ‘Belangstelling aangegeven’ of ‘Antwoord ingestuurd’.
Notificatie
Voor de regel kan je een zogenoemde notificatiedrempel instellen. Deze drempel geeft aan hoevaak een bepaalde gebeurtenis in een bepaalde periode moet hebben plaatsgevonden voordat de notificaties verstuurd worden. Bij een notificatiedrempel van 1 in 1 minuut zal een notificatie bij elke gebeurtenis verstuurd worden.
In het berichtenveld geef je aan welk notificatiebericht moet worden verstuurd. Je hebt hier ook de mogelijkheid om een aantal parameters te gebruiken. De beschikbare parameters zijn:
|
De naam van de regel |
{rulename} |
|
De beschrijving van de regel die je hebt ingesteld |
{description} |
|
De naam van de gebeurtenis |
{eventname} |
|
Link naar de gemonitorde zone |
{modulelink} |
|
Link naar de locatie van de gebeurtenis |
{link} |
Stap 2. Inschrijven op een regel
Het inschrijven op een regel doe je via je persoonlijke profiel.
- Ga naar je Gebruikersprofiel > Voorkeuren > Gebeurtenismonitoring.
- Selecteer in het dropdown menu de cursus of context waarbinnen je je wil inschrijven op de regel.
- Kies vervolgens uit het overzicht ‘Regels waarop je kunt inschrijven’ de regels waarop je wil inschrijven. Afhankelijk van het type regel dat je hebt aangemaakt, kun je je inschrijven door op het + teken te klikken of door te kiezen voor een type instantie.
Let op: voor trainers geldt dat ze enkel regels kunnen toepassen op de cursus en/of context waar ze trainersrechten op hebben.
Uitschrijven
In het overzicht ‘Je huidige inschrijvingen’ zie je op welke regels je bent ingeschreven. Wanneer je van een bepaalde regel geen notificatie meer wil ontvangen, kan je je uitschrijven door op het kruisje achter de betreffende regel te klikken.
Voorbeeld
|
Een regel instellen om een melding te ontvangen wanneer er een nieuwe inschrijving heeft plaats gevonden op een cursus. |
Deze notificatie werkt het beste in kleinere cursussen en werkt als een herinnering voor cursuscoördinatoren / trainers die een persoonlijk welkomstbericht willen sturen naar de gebruiker wanneer ze gaan deelnemen aan de cursus. |
Zone: Kern
Gebeurtenis: Gebruiker aangemeld in cursus Context: Specifieke cursus |
|
Een notificatie instellen zodat de Academie een bericht ontvangt op het moment dat een evaluatie is ingevuld. |
Een evaluatie activiteit kan zo ingesteld worden dat de trainer van de cursus een bericht ontvangt wanneer er een evaluatie is ingevuld. Maar vaak wil een Academie hier ook van op de hoogte worden gesteld, omdat zij vaak de analyse uitvoeren. |
Zone: Evaluatie Gebeurtenis: Antwoord ingestuurd Context: Specifieke cursus |
|
Een bericht ontvangen zodra een gebruiker aangeeft belangstelling te hebben in een bijeenkomst. |
Een bijeenkomst kan zo ingericht worden dat gebruikers kunnen aangeven belangstelling te hebben in een bijeenkomst (bijvoorbeeld wanneer er geen trainingsdata meer beschikbaar zijn om zich op in te schrijven). Door hier een bericht van te ontvangen, weet een trainer of coördinator dat er weer nieuwe trainingsdata klaargezet kunnen worden. |
Zone: bijeenkomst Gebeurtenis: Antwoord ingestuurd Context: Specifieke cursus |
Deze tip is geschreven door Totara expert Zehra Leferink. Hopelijk heeft Zehra je geholpen met deze tip. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan gerust contact op met jouw consultant of accountmanager.