In elke organisatie moet op een gegeven moment gebruikersdata verwijderd worden. Mogelijk omdat de wettelijk termijn bereikt is voor het bewaren van gebruikersgegevens, die niet meer in de organisatie werken. Een andere reden kan zijn omdat de organisatie interne afspraken heeft gemaakt om de inactieve gebruikersaccounts slechts voor een bepaalde periode te bewaren.

In de AVG wetgeving is vastgelegd dat gebruikersgegevens maar een aantal jaren bewaard mogen blijven. Daarna moeten ze verwijderd worden. Tot nu toe was het in Totara niet mogelijk om het verwijderen van deze gebruikersgegevens, na een bepaalde periode van geblokkeerd te zijn geweest, te automatiseren. De enige optie was om via een handmatige selectie geblokkeerde gebruikers te verwijderen. Omdat dit met veel uitzoekwerk gepaard ging, werd het verwijderen vaker niet dan wel gedaan wat vooral in grote organisaties tot een enorme hoeveelheid geblokkeerde, geanonimiseerde gebruikersaccounts leidde. Hiervoor is nu de functie ‘Geplande gebruikerstaken’ toegevoegd.

Voor het opschonen van gebruikersgegevens bestaan in Totara twee functies;

1. Opschoningtypes
2. Geplande gebruikerstaken

Je maakt eerst opschoningstypes aan en hiermee kan je vervolgens een gebruikerstaak plannen.

Opschoningtypes

Opschoningtypes gebruik je wanneer je gebruikersgegevens niet per gebruiker wil verwijderen, maar in bulk. Hiermee wordt vastgelegd welke gegevens van een gebruiker verwijderd worden op het moment dat een account geblokkeerd of verwijderd wordt.

5. Geef een volledige naam aan dit opschoningstype
6. Het verplicht in te vullen ID nummer kan je vrij kiezen, zolang deze uniek is
7. Geef een korte samenvatting in het veld ‘omschrijving’ wat dit opschoningtype doet. Alle systeembeheerders weten dan direct waarvoor dit opschoningstype wordt gebruikt.
8. Met de optie Beschikbaar gebruik vink je aan of de onderstaande gegevens alleen opgeschoond moeten worden in het geval een gebruikersaccount handmatig opgeschoond wordt en/of ook als dit automatisch gebeurt middels een HR-import. Dit kan ook op beide manieren.

Het nieuwe opschoningstype komt in het overzicht met opschoningstypes te staan. Vanaf hier kan je de ingestelde gegevens:

• Nog eens bekijken door op de naam te klikken;
• Wijzigen door het tandwieltje te gebruiken;
• Kopiëren voor een andere groep gebruikers door op Dupliceren te klikken;
• Verwijderen als je dit opschoningstype niet meer nodig hebt.

Advies: Werk je met de gebruikersstatus ‘inactief/geblokkeerd’, kan je het beste twee aparte opschoningstypes aanmaken: één voor geblokkeerde gebruikers en één voor verwijderde gebruikers. In dit voorbeeld hebben we alleen een opschoningstype voor de geblokkeerde gebruikers aangemaakt.

Jaarlijks worden er nieuwe functionaliteiten aan Totara toegevoegd, die dan ook betrekking kunnen hebben op de gebruikersgegevens. Deze nieuwe items worden door bestaande opschoningstypen genegeerd. Dit is te herkennen aan een waarschuwingsteken bij de reeds bestaande opschoningstypes. Als beheerder kan je de gemarkeerde opschoningstypen doorlopen en besluiten of de nieuwe componenten wel of niet toegevoegd moeten worden aan het opschoningstype. Na het opslaan van eventuele wijzigingen verdwijnt de waarschuwing.

Geplande gebruikerstaken

Vanaf Totara 17.3 bestaat nu ook de mogelijkheid om een geautomatiseerde taak in te stellen waarmee geblokkeerde gebruikers (na een periode X) automatisch worden verwijderd. Deze nieuwe functionaliteit heet Geplande gebruikerstaken.

In combinatie met een eerder aangemaakt opschoningstype kan je het opruimen van niet meer actieve gebruikeraccounts volledig automatiseren. Alles je alles goed hebt ingesteld heb je er geen omkijken meer naar en heb je geen ‘wettelijke niet-toegestaande’ data van oude gebruikers in jouw omgeving.

Met de nieuwe functionaliteit kan je verschillende verwijderacties definiëren en daarmee inspelen op de huidige situatie in jouw organisatie. Bijvoorbeeld in een internationale organisatie moeten in land A gebruikersgegevens na vijf jaar verwijderd worden, terwijl in land B gebruikersgegevens 10 jaar behouden moeten blijven. Door twee verschillende gebruikerstaken te definiëren, volg je de wetgeving in beide landen.

Een opschoningsactie zet je als volgt op:

1. Ga naar Systeembeheer > Gebruikers > Geplande gebruikerstaken
2. Klik op de knop Taak toevoegen
3. Geef de taak een duidelijke titel
4. Geef een omschrijving, zodat het duidelijk is welke gebruikers bij deze taak worden verwijderd.
5. Bij Type Taak kan je momenteel alleen ‘verwijder gebruikers’ kiezen. In latere versies van Totara komen hier meer acties.
6. Het vinkje bij ‘Status’ bepaalt of deze taak uitgevoerd wordt door de systeemtaken. Je kan deze uitlaten wanneer er bijvoorbeeld nog een collega naar moet kijken.

Let op: Wanneer dit vinkje is ingeschakeld worden de betreffende gebruikers verwijderd. Dit is niet meer terug te draaien. 

10. In het veld Periode geef je aan hoelang een account voor deze groep gebruikers al geblokkeerd moet zijn, voordat de actie toegepast wordt.
11. Klik op Toevoegen op de geplande gebruikerstaak in te stellen.

In het overzicht zie je de naam van de taak, wat deze doet en of de taak actief is.

Let op: een upgrade naar versie 17.3 of hoger is nodig om gebruik te maken van deze functionaliteit

Hulp nodig?

Deze tip is geschreven door Totara-expert Antje Jung. Hopelijk heeft Antje je geholpen met deze tip. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via jung@courseware.nl, of met jouw consultant of accountmanager.