In Totara Learn is een rapport snel gemaakt: je maakt even een overzicht van hoe bepaalde cursussen lopen, de HR-verantwoordelijke vraagt om een uitdraai waarin de voortgang van nieuwe medewerkers in het introductieprogramma staat of je zet snel een rapport in elkaar om te checken of de e-learningmodules de juiste statussen terugkoppelen.
Na een tijdje met Totara Learn gewerkt te hebben, heb je samen met jouw collega beheerders stiekem een hele waslijst van rapporten opgesteld. Omdat er meerdere manieren zijn om bij rapporten te komen en je dus vaak werkt in een verkorte lijst van rapporten, ben je je als beheerder vaak niet bewust van de gehele lijst die inmiddels opgebouwd is. Onze tip is daarom om met regelmaat de volledige lijst van toegevoegde rapporten te raadplegen en deze ook eens op te ruimen.
Je vindt de volledige lijst met rapporten door in het beheerdersmenu (Totara 12 en nieuwer) te navigeren naar ‘Toegevoegde rapporten’ of door in het systeembeheerblok naar Rapporten > Toegevoegde rapporten te gaan. Alle rapporten die ooit zijn aangemaakt door gebruikers die daar de rechten toe hebben, worden hier in de lijst getoond.
Standaard wordt van alle toegevoegde rapporten de naam getoond, op welke rapportagebron het rapport gebaseerd is en in de actie kolom staan een aantal iconen om dit rapport direct te kunnen wijzigen, kopiëren of verwijderen. Dit overzicht is ook een rapport binnen Totara Learn. Indien deze lijst heel lang is, kan het voorafgaand aan jouw opruimactie zinvol zijn om dit rapport aan te passen, zodat je voor elk rapport in de lijst meer informatie ziet.
Stappen om de lijst met Toegevoegde rapporten aan te passen
- Klik bovenin op Rapport aanpassen.
- Je komt in het bewerkscherm van het rapport ‘Toegevoegde rapporten’ terecht. Klik op het tabje Kolommen.
- Nuttige kolommen om toe te voegen aan de lijst zijn bijvoorbeeld: Rapport ID, Verborgen in Mijn rapportages (dus het vinkje staat aan bij ‘Geen publiek rapport’) en Aantal ingeplande rapporten. Vergeet ook niet alle getoonde kolommen in een voor beheerders handige volgorde te zetten.
- Indien gewenst kun je nog additionele filters instellen. Een nuttige filter naast de rapporttitel is zeker het filter ‘Verborgen in Mijn Rapporten’.
- Sla de aanpassingen in het rapport op.
Opschonen van de lijst met Toegevoegde rapporten
Hoe langer de lijst met toegevoegde rapporten, hoe meer mogelijkheden er waarschijnlijk zullen zijn om rapporten op te schonen. Hieronder volgen een aantal tips.
Benaming: De meeste organisaties gebruiken geen strikte werkwijzen om namen aan rapporten te geven. Daarom kan het handig zijn om alle rapporten die je als beheerder vaak raadpleegt, de prefix Admin: rapportnaam xxx of Beheerder: rapportnaam xxx te geven. Daardoor verschijnen deze rapporten bovenaan in de lijst.
Categorisering: Let op dat je bij een admin rapport het vinkje ‘Geen publiek rapport’ aanvinkt. Zo voorkom je dat een admin rapport per ongeluk beschikbaar gesteld wordt via de menuknop Rapporten, aan gebruikers die het rapport eigenlijk niet mogen zien. Via de kolom ‘Verborgen in Mijn rapporten’ voor het overzicht met toegevoegde rapporten, kun je dit gemakkelijk controleren voor alle rapporten.
Zichtbaarheid aan de voorkant: Maken andere rollen (bijvoorbeeld managers, HR-verantwoordelijke, etc.) ook gebruik van rapporten via het menu ‘Mijn rapporten’? Zet dan de desbetreffende rol prefix in de naam van het rapport, bijvoorbeeld: Manager: Overzicht van mijn team.
Wie gebruikt het rapport: Weet je niet voor wie dit rapport bedoeld is? Open het rapport dan eens en check of er beperkingen zijn ingesteld op de tabbladen ‘Inhoud’ of ‘Toegang’. De instellingen op deze twee tabbladen bepalen namelijk voor wie dit rapport eigenlijk bedoeld en inzichtelijk is. Bijvoorbeeld Toegang alleen voor rol manager met de Inhoud Studiegegevens eigen medewerkers. Dit kun je dan direct in de naam van het rapport overnemen.
Rapporten zonder (nuttige) data: Soms moet je een rapport gewoon weggooien als het geen relevante data (meer) toont. Dat kan bijvoorbeeld als het rapport niet publiek beschikbaar is, er geen toegangs- en inhoudsrechten op zijn ingesteld en het tóch (vrijwel) geen data toont. Dan is het rapport waarschijnlijk ooit opgezet, maar wordt het niet meer gebruikt. Want anders was het rapport al lang aangepast om relevante data te tonen.
Duplicaten: Rapporten kun je dupliceren. Ze krijgen dan standaard de naam Kopie van rapportnaam. Vind je rapporten in de lijst die nog beginnen met ‘Kopie van xxx’, dan is de kans groot dat dit rapport niet echt gebruikt wordt. Want anders had de persoon die het rapport nodig had/heeft, de titel al lang aangepast.
