In Totara Learn kun je op verschillende niveaus en in verschillende contexten rapporten gebruiken. Wist je dat je per cursus een set rapporten tot je beschikking hebt die je meer inzicht geeft in hoe die specifieke cursus wordt gebruikt? In dit artikel laten we je zien welke rapporten er op cursusniveau beschikbaar zijn om gedetailleerde gebruiksgegevens van je cursus inzichtelijk te maken. Je vindt de cursusrapporten door te gaan naar de cursus van jouw keuze en dan in het cursusbeheerblok te navigeren naar Rapporten:
- Voltooiing
- Logbestand
- Live logbestand
- Gebruik
- Participatie
- Activiteiten
Als je door deze rapporten heen klikt, zul je zien dat de lay-out en mogelijkheden van de rapporten niet helemaal hetzelfde zijn als de rapporten op systeemniveau. Zo heb je beperktere mogelijkheid om te filteren, kan het rapport niet aangepast worden via de knop Rapport aanpassen, die je bij andere rapporten wel ziet, en zijn de mogelijkheden om de inhoud van het rapport te exporteren beperkter. Hieronder lichten we elk van de rapporten kort toe.
Voltooiing
Dit rapport is beschikbaar als in de cursusinstellingen Voortgangsregistratie beschikbaar is ingeschakeld. Het cursusvoltooiingsrapport toont per cursist de voltooiing van activiteiten die als verplicht zijn gesteld voor cursusvoltooiing. Het kan dus zijn dat je in dit rapport niet al je cursusactiviteiten krijgt te zien. Verder kijkt het rapport niet naar de eisen waaraan je moet voldoen om de activiteit te voltooien, maar toont het enkel of je de activiteit wel of niet hebt voltooid.
In de eerste kolom zie je de namen van cursisten. In de kolommen daarna zie je de verplichte activiteiten staan, met daaronder het activiteitstype-icoon. In de een na laatste kolom zie je de cursusvoltooiing staan. Je kunt filteren op de eerste letter van de voor- en achternaam van de cursist. Bij iedere activiteit zie je een rondje en een vierkantje staan. Als het rondje een vinkje krijgt, betekent dit dat de cursist de activiteit heeft voltooid. Het vierkantje verdwijnt dan ook. Met het vierkantje kun je een vrijstelling toekennen. Als beheerder klik je op het vierkantje, typ je de motivatie voor het verlenen van vrijstelling en druk je op enter om te bevestigen. Het toekennen van een vrijstelling kan in de volgende situaties erg handig zijn:
- De cursist hoeft de specifieke activiteit niet te volgen, bijvoorbeeld omdat hij die al eerder offline heeft afgerond.
- Het is niet gelukt om de activiteit met de gestelde voltooiingseisen te voltooien, door een probleem in de activiteit. Bijvoorbeeld een e-learning die niet goed werkt of een toets met een foutje erin.
- Als beheerder wil je een nieuwe cursus snel testen en je wilt d.m.v. een vrijstelling een voltooiing nabootsen.
Logbestand
Het rapport toont alle acties van een gebruiker vanaf het moment dat de gebruiker inlogt in het systeem. Het rapport is geschikt om te gebruiken voor troubleshooting. Bijvoorbeeld als een gebruiker meldt dat iets niet goed is gegaan, zoals het uploaden van een bestand in de omgeving. Of wanneer er een ongewenste verandering is gedaan aan een cursus.
Het rapport is opgemaakt als tabel met een groot aantal kolommen. Je kunt per gebruiker zien welke acties zij (voor een andere gebruiker) hebben uitgevoerd. Je kunt filteren op:
- Cursus
- Cursisten
- Een specifieke datum
- De cursusactiviteit
- Het type uitgevoerde actie
- De bron die wordt benut om de informatie op te halen
- Het rolniveau waarmee de actie is uitgevoerd.
- Les geven: acties door een trainer
- Deelname: acties door een cursist
- Anders: acties uitgevoerd door andere rollen
Dit rapport gebruik je doorgaans wanneer je precies wil zien wie wat heeft gedaan. Deze informatie kan je helpen om problemen op te lossen. Het rapport is niet zozeer geschikt om cursusdeelname en – voltooiing in te bekijken. Daarvoor is het rapport veel te uitgebreid.
Live logbestand
Dit rapport komt overeen met het Logbestand rapport. Het verschil is dat dit rapport de exacte gebeurtenissen in een cursus van het afgelopen uur toont. Daarom zijn er geen filters beschikbaar. Het rapport vernieuwd zichzelf automatisch. Dus iedere nieuwe actie wordt vanzelf toegevoegd aan het rapport.
Gebruik
Het Gebruik rapport haalt de informatie uit het Logbestand rapport. Dit rapport helpt je om inzicht te verkrijgen in hoe actief de activiteiten in je cursus worden gebruikt en door wie. Met dit rapport kun je per activiteit inzien hoe vaak de activiteit is bekeken en door hoeveel gebruikers. Ook kun je zien wanneer de activiteit voor het laatst is bekeken. Het rapport kan je helpen om verbanden te leggen. Je hebt bijvoorbeeld een belangrijk, maar niet verplicht document geüpload. Dit document zou ervoor moeten zorgen dat cursisten goed voorbereid de toets kunnen maken. Als blijkt dat de toets heel slecht wordt gemaakt, kun je in dit rapport zien of het aantal gebruikers dat het document bekijkt enigszins overeenkomt met het aantal gebruikers dat de toets opent en behaalt.
Participatie
Dit rapport is een gedetailleerdere variant van het Gebruik rapport. Het doel van het rapport is om inzicht te krijgen in welke gebruikers een activiteit wel of niet hebben bekeken. Je kunt filteren op:
- De cursusactiviteit
- De periode
- De rol van de gebruiker
- De acties uitgevoerd door de gebruiker
- Eventueel de studiegroepen
Met dit rapport kun je per activiteit en rol inzien welke gebruikers de activiteit hebben geopend. Je kunt een selectie maken van een aantal gebruikers om hen een bericht sturen. Dat kan handig zijn als er veel gebruikers zijn die een activiteit nog niet hebben bekeken. Het bericht kun je dan gebruiken om hen eraan te herinneren om te beginnen aan de activiteit.
Activiteiten
Dit rapport lijkt op het Voltooiingsrapport. Het verschil is dat je hier alle activiteiten ziet met voltooiingseisen en niet alleen de activiteiten die vereist zijn voor cursusvoltooiing. Verder zie je hier niet de cursusvoltooiing zelf in en heb je niet de mogelijkheid om vrijstellingen toe te kennen. Je kunt filteren op de eerste letter van de voor- en achternaam van de cursist. Met dit rapport krijg je inzicht in welke activiteiten er zijn voltooid, waar bovenstaande rapportages inzicht geven in welke activiteiten zijn bekeken. Het rapport kan je helpen om een totaalbeeld te krijgen van enerzijds de voortgang van een cursist in de cursus en anderzijds hoe vaak een activiteit wordt voltooid.
