De uitdaging
“Een gezonde organisatie heeft medewerkers die productief, gezond en met plezier aan het werk zijn. Door de vergrijzing – van onze eigen medewerkers maar ook de provincie Limburg- zullen we in de toekomst nieuwe bevlogen ‘drinkwatermakers’ moeten aantrekken. Voor hen, maar ook voor de huidige WML’ers moeten we de aanwezige kennis vasthouden en uitbouwen en daar gaat de WML academy voor zorgen. De WML academy wordt ons eigen kennis- en opleidingscentrum.”
In het missie-, visie- en doelstellingendocument van Waterleiding Maatschappij Limburg (WML) werd een heel duidelijke wens geformuleerd: kennis borgen, kennisdeling én -ontwikkeling in de watersector moest een duidelijke plek krijgen binnen de organisatie. “Gemiddeld zijn we bij WML ruim 50 jaar oud. Oudere medewerkers gaan binnen afzienbare tijd weg. Als zij weggaan, nemen ze een hoop kennis met zich mee. Hun kennis willen we graag vastleggen zodat onze nieuwe (jongere) medewerkers – die gewend zijn aan een leercultuur – daarvan kunnen leren en zich kunnen ontwikkelen. Onder andere hiervoor hadden we een solide systeem nodig”. We spreken met Sven Kok, HRM Adviseur bij WML.
De oplossing
De oplossing werd gevonden in het Learning Management System (LMS) Totara Learn. Sven: “We waren in 2016 bezig met een marktonderzoek naar LMS systemen en via onze brancheorganisatie kwamen we in contact met Courseware. We hadden in eerste instantie ons oog laten vallen op het NetDimensions LMS, maar vanwege onze omvang (ongeveer 400 medewerkers) en wensen adviseerde Courseware Totara Learn. Passend binnen ons budget en flexibel genoeg om later uit te kunnen breiden.”
WML academy
Sven: “Het belangrijkste van de WML academy is dat we onze medewerkers een pakket kunnen aanbieden dat zij kunnen gebruiken bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Enerzijds bestaat dit uit e-learning waarin we de kennis die intern aanwezig is, kunnen borgen. Anderzijds kopen we e-learning in bij Goodhabitz, zoals MS-Excel-, Agile- en Scrum-cursussen, maar ook softskill-trainingen zoals communicatieve vaardigheden en zelfs mindfullness.”
Bij het goed kunnen uitvoeren van hun werkzaamheden, geldt ook dat de medewerkers gemakkelijk en overal toegang hebben tot de academy. Hiervoor maakt WML gebruik van een moderne koppeling met de AD-manager via Single Sign On (SSO). “Wij vinden het belangrijk dat medewerkers ‘anywhere, anytime, any device’ toegang hebben tot het LMS. Ook als je thuis nog even 10 minuten over hebt om verder te gaan met je e-learning en dat het enige dat je daarvoor nodig hebt je WML-telefoon is.”
Daar komt bij dat WML – tegelijkertijd met het inrichten van Totara Learn – ook aan de slag is gegaan met SharePoint. Dit is de kennisbibliotheek met documentatie zoals handleidingen, beleidsnotities en richtlijnen, waarin de medewerkers informatie kunnen terugvinden. Sven: “We zijn bezig met een naadloze koppeling tussen de academy en SharePoint, zodat we in e-learning cursussen heel gemakkelijk kunnen linken naar meer achtergrondinformatie en documentatie. Die ICT-koppelingen moeten gewoon goed werken, dus daar hebben we samen met Courseware veel aandacht aan besteed”. Met als resultaat dat medewerkers maar een keer hoeven in te loggen en gewoon kunnen doorgaan waar ze gebleven zijn, ongeacht het tijdstip of apparaat waar ze op dat moment mee werken.
Implementatie
De implementatie van Totara Learn duurde ongeveer een jaar. Sven: “Ik ben nogal precies als het gaat om de look and feel van de academy. Daar heb ik samen met Courseware dan ook veel tijd in gestoken. Om onze WML’ers te stimuleren de academy te gebruiken, moet het er goed en aantrekkelijk uitzien. We hebben hierbij de user experience als uitgangspunt genomen: ‘hoe kunnen we het voor de medewerkers leuk en interessant maken?’. Daarnaast vind ik het anno 2019 gewoon ‘not done’ om een online module te lanceren die niet goed werkt of korrelige plaatjes heeft. Daarom hebben we gekozen voor onze eigen huisstijl, met logische en duidelijke navigatie en scherpe foto’s.”
Generaties
WML is een ‘verzilverde’ organisatie, maar ook de oudere generatie reageert positief op de WML academy. Zij zien het als goed middel om hun kennis met de jongere medewerkers te delen. Sven: “De meeste WML’ers hebben leren niet meer standaard in hun repertoire. Daarnaast gebruikt de jongere generatie andere leervormen. Daarom gaan we de komende tijd goed kijken naar hoe de academy het beste bij ieders leerbehoefte kan aansluiten. Hoe laten we e-learning bijvoorbeeld aansluiten bij een monteur van 55 jaar oud? Moeten we meer met blended learning of individuele coaching? Maar je kunt ook denken aan intervisie of kennislunches. Kortom, we gaan verschillende leervormen onderzoeken die passen bij de wensen van onze medewerkers. Daarbij vinden we het belangrijk dat ook de ‘fun-factor’ van leren aandacht behoeft.”
Toekomst
Waar de WML academy nu vooral nog gericht is op het documenteren van kennis en het – vrijwillig – volgen van (softskill) cursussen, is Sven voor de toekomst bezig met een verplicht digitaal introductieprogramma. Sven: “WML is ISO gecertificeerd en dat betekent dat wij moeten waarborgen dat iemand die bij ons start, kennis heeft van alle regels en procedures. Met andere woorden: wij moeten aantoonbaar maken dat nieuwe medewerkers de (online) introductie hebben voltooid en dat hun leidinggevende dat heeft goedgekeurd”. In het eerste kwartaal 2019 is het nieuwe introductieprogramma door Team HRM opgeleverd. Zodra een nieuwe medewerker zijn of haar contract heeft getekend, start de medewerker met de introductie via eerst een onboarding-app en daarna ook middels Totara Learn. Sven: “Het is een blended programma geworden, met een duidelijke plek voor e-learning (in Totara Learn) en andere online en offline werkvormen”.
Samenwerking Courseware
Sven: “Ik wil Courseware – en in het bijzonder Karin – een groot compliment geven. Ze snappen waar wij als organisatie naartoe willen en onze wensen op het gebied van (e-)learning. Zoals ik al zei, ik ben heel precies als het gaat om hoe het systeem eruit ziet en Karin deelde mijn visie daarop. Het resultaat is een mooie bruikbare site, die qua performance ook nog eens goed presteert. Courseware heeft echt kaas gegeten van dit soort implementaties en ik kan ze dan ook positief aanbevelen bij andere organisaties.”
Ook kennis borgen?
Wil je ook alle kennis borgen binnen jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie via onderstaande knop.
