De uitdaging
BAS Truck Center is één van de grootste truck- en bedrijfswagendealers in Nederland. Dagelijks worden vele nieuwe trucks en bedrijfswagens verkocht en onderhouden. Om alle processen hier omheen optimaal te faciliteren, is BAS Truck Center in januari 2017 overgestapt naar een nieuw dealermanagementsysteem (DMS). Een systeem waarin alle handelingen, het magazijnbeheer, het onderhoud en de aftersales geregistreerd worden. Iedereen binnen BAS Truck Center werkt met dit DMS, van de administratieafdeling tot de magazijnmedewerkers en monteurs. Maar hoe zorg je er bij de implementatie voor dat iedereen goed ingewerkt is in het nieuwe systeem én op de hoogte blijft van de ontwikkelingen?
De oplossing
De oplossing voor BAS Truck Center was om met behulp van online cursussen en simulaties de medewerkers te trainen in het gebruik van het nieuwe DMS. Daarnaast was er behoefte aan het inrichten van één centraal platform om de verdere ontwikkeling van medewerkers te faciliteren. We spreken met Jordi van Lijssel, Business Consultant bij BAS Truck Center en Michel van de Pol, trainingscoördinator bij BAS Trucks over de ontwikkeling van de BAS Academy.
Eén systeem waar iedereen mee om kan gaan
Het DMS van BAS Truck Center is als het ware één grote database met een schat aan informatie. Jordi: “Iedereen binnen de organisatie moet op eenzelfde manier kunnen omgaan met het DMS. Bij de implementatie moest iedereen dus ook precies dezelfde informatie krijgen. E-learning was de perfecte oplossing om die informatievoorziening in te regelen, want hiermee konden we in één keer alle medewerkers bereiken. Bovendien wilden we modules met simulaties maken, zodat medewerkers direct konden oefenen met de opgedane kennis.”
De wens van BAS Truck Center ‘dat iedereen ermee om moet kunnen gaan’, gold ook voor het learning management system (LMS) om de e-learning aan te kunnen bieden. Jordi: “Als organisatie zijn we gewend om de touwtjes in handen te hebben, daarom waren we op zoek naar een learning management system waarin we veel zelf konden doen en ontwikkelen.”
Totara Learn LMS
Jordi: “Toen we erachter kwamen dat we voor de uitrol van de e-learning een LMS nodig hadden, zijn we op zoek gegaan naar een leverancier”. Samen met Courseware is gekeken hoe BAS Truck Center het LMS het beste kon inrichten, met als grote voorwaarde dat ze vooral veel zelf konden doen. “Courseware heeft uiteindelijk Totara Learn geïmplementeerd en mij en mijn collega’s training gegeven om ermee te kunnen werken”.
Totara Learn is een veelzijdig learning management system. Cursussen, trainingen en andere leermodules kunnen zowel on- als offline (klassikaal) worden aangeboden. Het is een flexibel systeem: alles kan ermee gemaakt, geadministreerd en gepubliceerd worden. Jordi: “We wilden een leeromgeving neerzetten wat helemaal past bij BAS. Compleet met eigen huisstijl, zelf-ontwikkelde e-learning én mogelijkheden om het in de toekomst verder uit te breiden.”
Twee vliegen in een klap
De mogelijkheid ‘om het in de toekomst verder uit te breiden’ kwam al snel toen Michel als trainingscoördinator bij BAS Trucks in dienst kwam. Daarmee sloegen ze twee vliegen in één klap. Michel: “Parallel aan de implementatie van het nieuwe DMS en de bijbehorende trainings- en simulatiemodules bij BAS Truck Center, zag ik het gebruik van Totara Learn als mooie mogelijkheid om het aanbod aan opleidingen en trainingen bij BAS Trucks vorm te geven. Zo is het afgelopen jaar – zoals we het zelf noemen – de BAS Academy ontstaan voor alles wat bij BAS Trucks met leren en ontwikkelen van onze medewerkers te maken heeft.”
De BAS Academy
Bij BAS Trucks wordt Totara Learn dus vooral gebruikt voor het trainen en ontwikkelen van de medewerkers. In de BAS Academy krijgen nieuwe medewerkers een inwerkplan en huidige medewerkers kunnen diverse cursussen (eenmalig) en programma’s (meerdere cursussen over een onderwerp) volgen. Michel: “Een verkoper die bijvoorbeeld een technische vraag krijgt, hoeft door het volgen van een cursus in de Academy niet meer de hele tijd de werkplaats te bellen. Dat werkt een stuk efficiënter voor zowel hem als de monteurs”. Daarnaast is er in de Academy van BAS Trucks een trainingsagenda met verschillende klassikale trainingen en wordt de performance in de vorm van evaluaties bijgehouden als input voor de eindejaarsgesprekken.
Bij BAS Truck Center is de Academy vooralsnog vooral een naslagwerk, waarin de werkwijze van de verschillende processen wordt bijgehouden. Jordi: “Komt het voor dat een (magazijn)medewerker een bepaalde handeling nog nooit gedaan heeft – bijvoorbeeld een retourorder – dan kan hij dat heel gemakkelijk opzoeken in de Academy”.
Ervaringen
Voor zowel BAS Trucks als BAS Truck Center is het gebruik van Totara Learn dus van grote meerwaarde. Jordi (BAS Truck Center): “Het voordeel van Totara Learn is dat het zo veelzijdig is, je kunt er echt alle kanten mee op. Dat zie je al in hoe verschillend onze business units de Academy nu gebruiken.”
Michel (BAS Trucks): “Voor de komst van Totara Learn deden we wel iets met leren en ontwikkelen, maar nu is het echt een Academy geworden en mensen reageren daar heel positief op. We kunnen het opleidingsproces stroomlijnen, de ontwikkelingen van medewerkers monitoren én het opleidingsaanbod blijven verbeteren en aanvullen met nieuwe content”.
De toekomst
Michel: “Omdat bij BAS Trucks het trainen en ontwikkelen van medewerkers zo’n succes is, willen we dat ook uitbreiden naar BAS Truck Center. Daar hebben we nu iemand voor aangenomen die zich – net als ik bij BAS Trucks – fulltime kan bezighouden met de Academy. Daarnaast willen we uitbreiden naar de Service-tak van BAS Truck Center, zodat we in de toekomst een holding-brede Academy kunnen uitrollen”. Ook inhoudelijk blijft de Academy zich ontwikkelen. “We willen de catalogus optimaliseren met een betere zoekfunctie en het toepassen van filters, zodat medewerkers nog sneller de content vinden waar ze specifiek op zoek naar zijn. Ook blijven we continue werken aan de informatievoorziening en de inhoud van de cursussen – zodat het voor onze medewerkers écht leuk is om er iets in op te zoeken of te volgen en zich op die manier te blijven ontwikkelen”.
Ook op zoek naar een LMS wat past bij jouw doelen?
Heb je vragen? Of ben je net als Jordi en Michel van BAS Truck Center en BAS Trucks op zoek naar een learning management system wat flexibel én eenvoudig in gebruik is? Neem dan contact met ons op.
