Via rapporten in het menu hebben managers en systeembeheerders toegang tot de voor hen beschikbare rapporten. Maar er is wellicht informatie waar je direct inzicht in wilt hebben op de startpagina. De visuele rapporten van Totara geven in één oogopslag een weergave van de status van cursussen, programma’s of certificeringen.
Toepassingsmogelijkheden
Rapporten worden binnen Totara vaak gebruikt in een tabelweergave, omdat je dan veel informatie direct kunt inzien, maar met het verbeteren van de rapportages in de afgelopen versies, is het ook veel makkelijker geworden om visuele rapportages te gebruiken. Je kunt dan denken aan informatie weergeven in een staaf-, lijn- of taartdiagram.
Er zijn verschillende toepassingsmogelijkheden voor deze visuele weergaven van rapporten, denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties:
- Het kan een manager een direct zicht bieden op de voltooiingsstatus van certificeringen in hun eigen team.
- Het kan de ingelogde gebruiker direct een overzicht geven van het percentage voltooide en nog niet voltooide cursussen.
- Maar het kan jou als functioneel beheerder bijvoorbeeld ook een overzicht geven van de inlogactiviteit op het LMS door de tijd heen.
Er zijn uiteraard nog vele andere mogelijkheden te bedenken. In de meest recente versies van Totara zijn ook een heel aantal templates beschikbaar, waar je ook inspiratie uit kunt halen voor de visuele weergaven. Deze templates en rapporten zijn te herkennen aan het plaatje van een diagram in de tegel.
Stap 1. Maak een rapport aan
Om een visueel rapport te kunnen weergeven op de startpagina, moet het eerst in het systeem aangemaakt zijn. Mocht het gewenste rapport nog niet in het systeem staan, volg dan deze stappen om een rapport aan te maken:
- Ga naar rapporten.
- Klik op rapport toevoegen.
- Kies het type rapport dat je wilt aanmaken.
We hebben in dit voorbeeld gekozen om managers op de startpagina direct zicht te geven op de voltooiingsstatus van certificeringen van hun team. Om dat te kunnen doen kies je voor het rapport ‘Overzicht van certificeringsvoltooiingen voor manager’. - Klik op ‘Maak en bekijk’. Als je nog wat wilt aanpassen kun je dat doen via ‘rapport aanpassen’.
Rapportsjablonen
Niet elk rapport leent zich even goed voor een visuele weergave. Om snel en handig een visueel rapport aan te maken, kan je gebruik maken van de rapportsjablonen met een diagram op de tegel. Deze bieden direct een visuele weergave en na het aanmaken kun je het rapport nog aanpassen naar wens. Je herkent een rapportsjabloon aan het label ‘Sjabloon’.
Stap 2. Voeg het blok ‘rapport (grafiek)’ toe aan je startpagina of dashboard
Nu we het rapport hebben aangemaakt, kunnen we het toevoegen aan de startpagina of een dashboard. Zet hiervoor de bewerkmodus van je startpagina of dashboard aan.
- Voor een startpagina doe je dit door in het beheermenu te gaan naar Startpagina instellingen → aanpassen.
- Bij een dashboard ga je naar het beheermenu naar Navigatie instellingen → dashboards. Selecteer het dashboard dat je wilt bewerken en klik daarna op ‘Blokken bewerken inschakelen’.
Vervolgens kun je op een plek naar wens op het plusje klikken om een blok toe te voegen. Met het zoekveld zoek je eenvoudig naar de rapport-gerelateerde blokken. Voor een visuele weergave van je rapport kies je voor ‘Rapport (grafiek)‘.
Stap 3. Configureer de blokinstellingen
Als laatste stap dienen we het blok te configureren. Klik hiervoor op het tandwieltje en kies voor ‘Blok Rapport (grafiek) configureren’.
Naast een aantal standaard blokinstellingen, zijn hier nog een aantal blokinstellingen specifiek voor de visuele weergave van het rapport.
| Rapport | Selecteer het rapport dat je wilt weergeven uit de dropdown-lijst. Je kiest hier het rapport dat je al eerder hebt aangemaakt. In dit geval ‘Overzicht van certificeringsvoltooiingen voor manager’. |
|---|---|
| Gegevens tonen van | Bepaal welke data gebruikt wordt voor de grafiek. Er zijn drie opties:
|
| Levensduur cache |
Selecteer de levensduur van de cache. Dit bepaalt hoe vaak de grafiek wordt bijgewerkt. We adviseren de levensduur niet op een te korte periode te zetten, omdat dit effect kan hebben op de laadsnelheid van het LMS. Het is echter zoeken naar de balans die past bij de specifieke situatie, soms is dagelijks vernieuwen voldoende, anderen zien het graag elk kwartier bijgewerkt worden. |
| Hoogte van de grafiek | Specificeer de maximale hoogte van de grafiek (in pixels). Standaard wordt de afmeting bepaald door de beschikbare ruimte van het blok. |
Vragen
Deze tip is geschreven door Totara-expert Zehra Leferink. Hopelijk heeft Zehra je geholpen met deze tip. Heb je nog vragen naar aanleiding van het lezen van deze tip? We helpen je graag verder om jullie startpagina of dashboard(s) anders in te richten in jullie Totara Learn omgeving. Neem contact op met je accountmanager om de mogelijkheden te bespreken.