Een learning management systeem voor een werving en selectie bureau

De uitdaging

Dagelijks spreken de consultants van Walters People tientallen kandidaten die beschikbaar zijn voor de financiële en business support functies die openstaan bij hun opdrachtgevers. Cv’s en diploma’s worden gecheckt, referenties worden nagebeld en er worden sollicitatiegesprekken (in het Nederlands en Engels) gevoerd. Maar hoe kan Walters People nu checken of een kandidaat écht geschikt is? En hoe kunnen ze nog beter en sneller hun doel bereiken om dé perfecte match te vinden: de ideale kandidaat voor de opdrachtgever en de meest passende baan voor de kandidaat?

De oplossing

De oplossing voor Walters People lag – als eerste uitzendorganisatie in de branche – in het afnemen van een niveautoets vóórdat een kandidaat wordt voorgesteld bij een opdrachtgever. Een win-win-win situatie voor zowel de opdrachtgevers, de kandidaten als Walters People zelf. We spreken met Vanessa Jansen, Talent Acquisition & Development Manager bij Walters People, over de Walters People Academy waarmee zij de ambitie om altijd een 100 procent match te realiseren, kunnen waarmaken.

toets- en e-learningsysteem Totara Learn

Walters People Academy

Vóór de komst van de Walters People Academy – nu twee jaar geleden – werd het kennisniveau van de kandidaten niet getoetst. Uit gesprekken en eerdere werkervaring moest blijken of een kandidaat 100 procent geschikt was voor een functie of niet. Vanessa: “Ondanks jarenlange ervaring én kennis van de markt best een uitdaging voor onze consultants. Onze opdrachtgevers vragen om specifieke kennis, maar hoe weet je nu of iemand die kennis écht heeft?”

Het antwoord op die vraag bleek eenvoudig: het niveau van de kandidaat moet getoetst worden op specifieke kennis en vaardigheden, zoals Engels en boekhoudkunde. Vanessa: “De uitslag van een toets ondersteunt op een objectieve manier de selectie van een kandidaat. We delen en bespreken de resultaten altijd met de opdrachtgever, zodat zij ervan verzekerd zijn dat de kandidaat die we voorstellen, voldoet aan het plaatje wat ze zoeken. Tegelijkertijd weet de kandidaat dat hij of zij over de juiste vaardigheden beschikt om zelfverzekerd aan de baan te beginnen”.

Bovendien kan Walters People, door het afnemen van de toetsen, de dienstverlening blijven verbeteren. Vanessa: “We hebben de ambitie om snelheid én kwaliteit te bieden. Binnen 24 uur stellen we een geschikte kandidaat voor. Door de niveautoetsen hebben we nu nog sneller in beeld wat een kandidaat te bieden heeft én kunnen we zijn of haar ‘geschiktheid’ goed onderbouwen”. Walters People is binnen de uitzendbranche pionier op dit gebied en loopt hiermee voor op andere organisaties. Vanessa: “Ook dát is een van onze ambities die de Academy helpt realiseren.”

Een flexibele leeromgeving met een zelfregistratiepagina

Toetsen en opleiden met Totara Learn

Het mes van de Walters People Academy snijdt aan twee kanten: aan de ene kant wordt het niveau getoetst en aan de andere kant worden gecertificeerde trainingen en opleidingen, in de vorm van e-learning, aangeboden. Vanessa: “Vóór de Academy gaven we klassikale workshops of inhouse trainingen aan kleine groepen kandidaten. Nu kan iedereen een opleiding volgen in zijn of haar eigen tempo en tijd. Ook is het aanbod nu véél groter en kunnen we beter voldoen aan de wensen van de kandidaten en de opdrachtgevers”.

Het vinden van het juiste (online) systeem om de niveautoetsen af te nemen en e-learning aan te bieden was niet eenvoudig. Vanessa: “Gelukkig had The Courseware Company de oplossing: het learning managementsysteem Totara Learn”. Totara Learn is een veelzijdig leerportaal, waarin e-learning van externe aanbieders gemakkelijk geïmporteerd kunnen worden en waar grote groepen cursisten gebruik van kunnen maken. Vanessa: “Per dag maken onze consultants gemiddeld 20 accounts aan voor kandidaten om de niveautoets te maken. In twee jaar tijd zijn dat al zo’n 9.500 gebruikers.”

Gelukkig had The Courseware Company de oplossing: het learning managementsysteem van Totara Learn

De implementatie

De implementatie van Totara Learn voor de Walters People Academy heeft drie maanden in beslag genomen tot de eerste niveautoetsen konden worden afgenomen. Daarna werd het opleidingsaanbod er aan toegevoegd. Vanessa: “Bij de implementatie had The Courseware Company niet de makkelijkste aan ons, want wij wilden ‘gas erop’. We wilden de toetsen zo snel mogelijk up and running hebben, maar waren afhankelijk van de technische mogelijkheden én de beschikbaarheid van de mensen met kennis van het systeem – dat hadden we zelf namelijk helemaal niet”. Inmiddels is dat veranderd: de Walters People Academy is nu een volwaardig onderdeel binnen de organisatie met een vaste medewerker die zich dagelijks bezighoudt met de techniek en doorontwikkeling. Vanessa: “We zijn nu zelfs iemand aan het inwerken als back-up.”

De praktijk

Of de Academy – en daarmee Totara Learn – de ambities van Walters People waarmaakt? Vanessa: “Absoluut, want waar we op hoopten is waar geworden: we kunnen nu écht zeggen waarom iemand wel (perfect) of niet geschikt is voor een functie. We kunnen onderbouwd advies geven en op basis daarvan een plaatsing bij een opdrachtgever realiseren”. Dat het goed gaat, blijkt ook uit de groei van het aantal niveautoetsen. Van alleen Engels en boekhoudkunde is het systeem nu uitgebreid met 18 andere onderwerpen. Vanessa: “Naast dat we de resultaten van de toetsen delen en bespreken met onze opdrachtgevers, doen we dat uiteraard ook met de kandidaten. Zodat zij ook weten wat goed gaat en wat beter kan. Als een kandidaat via ons aan de slag gaat, mag hij of zij kosteloos een opleiding of training in de Academy volgen”.

Waar we op hoopten met de Academy is waar geworden: we kunnen nu echt zeggen of een kandidaat (perfect) geschikt is voor een functie of niet.

Walters People merkt dat het volgen van een gecertificeerde training of opleiding een meerwaarde is voor kandidaten om voor Walters People als uitzendorganisatie te kiezen. Vanessa: “Met een extra diploma op zak ontwikkelen ze zich tot specialist in hun vakgebied én krijgen ze vaker of sneller de kans om door te groeien binnen de organisatie waar ze op opdracht zitten”. Op dit moment volgen zo’n 75 medewerkers, die extern op een opdracht zitten, een opleiding. De meeste volgen een volwaardige opleiding om zich te verdiepen in een specialisme, maar er worden ook korte cursussen aangeboden op het gebied van bijvoorbeeld persoonlijke ontwikkeling. Dertig mensen hebben inmiddels al een certificaat of diploma op zak.

De toekomst

Vanessa: “We blijven onszelf ook ontwikkelen met de Academy. We zijn er nu zo op ingewerkt, dat we steeds meer voordelen halen uit het systeem. Zo kunnen we met het opleidingsaanbod nu ook beter inspelen op specifieke wensen. Onlangs kregen we bijvoorbeeld de vraag voor een opleiding in medische administratie. Die bieden we nu standaard aan en is ‘booming’”. Daarnaast staat de ontwikkeling van een app op het wensenlijstje voor de toekomst. Om kandidaten de mogelijkheid te bieden om tijds- én locatieonafhankelijk de niveautoetsen te maken.

Samenwerking met The Courseware Company

Vanessa kijkt terug op een leerzame samenwerking met The Courseware Company: “Toen wij eenmaal hadden bedacht dat we zo’n toets- en e-learning systeem wilden, wilden we het ook zo snel mogelijk gerealiseerd hebben. Courseware heeft ons daarin – heel pragmatisch en realistisch – soms moeten afremmen. Verder denkt Courseware altijd mee in oplossingen en zijn ze nooit te beroerd om langs te komen of om mensen in te werken. Met onze eigen Totara-mensen in dienst, hebben we dat nu minder nodig, maar het blijft prettig samenwerken met ze.”

Het is prettig samenwerken met The Courseware Company. Ze denken altijd mee in oplossingen en werken heel pragmatisch en realistisch.

Ook jouw ambities waarmaken?

Heb je vragen? Of ben je net als Vanessa Jansen van Walters People op zoek naar een systeem waarmee je niveautesten kunt afnemen én e-learning kunt aanbieden? Neem dan contact op met ons.