Utrecht, 30 april 2018
Per 25 mei is de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Om Learning Management Systems (LMS) beheerders te ondersteunen om AVG-compliant te zijn komt NetDimensions Talent Suite met enkele aanpassingen.
Als LMS beheerder of eigenaar is het belangrijk om vast te leggen hoe jouw organisatie omgaat met leerdata en de opslag hiervan. Het is van belang om dit proces vast te leggen, te analyseren en te optimaliseren. Hierbij kun je jezelf de volgende vragen stellen:
- Welke persoonsgegevens staan in het LMS?
- Wat zijn de huidige processen voor het opslaan en bewerken van cursistgegevens?
- Welke wijzigingen moet ik aanbrengen in de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid om te voldoen aan de nieuwe eisen omtrent transparantie?
- Hoe gemakkelijk is het om de persoonsgegevens te bewerken, verwijderen of exporteren?
In NetDimensions Talent Suite zijn al enkele functies beschikbaar om je te ondersteunen bij de AVG-eisen.
Gebruikersvoorwaarden en Privacy Policy
NetDimensions Talent Suite bevat verschillende tools om de Privacy Policy onder de aandacht te brengen bij cursisten. Deze tools ondersteunen de beheerders en managers van het LMS met de volgende mogelijkheden:
- Laat een pop-up of melding verschijnen zodra de cursist inlogt. Pas als de cursisten de gebruiksvoorwaarden of het privacybeleid hebben geaccepteerd kunnen ze verder in het LMS;
- Maak gerichte gebruiksvoorwaarden en privacybeleid voor bepaalde gebruikerscriteria. Bijvoorbeeld alleen gebruikers die inloggen vanuit de vestiging Amsterdam;
- Houd bij of cursisten de gebruiksvoorwaarden of het privacybeleid hebben geaccepteerd.
Zo voorkom je dat je onrechtmatig persoonsgegevens opslaat en/of verwerkt.
Gegevens aanpassen
De AVG eist dat alle persoonsgegevens aangepast, geëxporteerd en verwijderd kunnen worden indien de betreffende persoon hierom vraagt. In NetDimensions Talent Suite kunnen cursisten zelf hun gegevens bekijken en aanpassen. Dit kunnen zij eenvoudig doen onder het tabblad ‘Mijn profiel‘. Wil je er zeker van zijn dat alle gegevens correct zijn ingevuld? Dan kun je de cursisten een melding sturen met de vraag om de gegevens te controleren. Automatiseer dit bericht door het bijvoorbeeld jaarlijks te laten versturen. Zo blijven de gegevens in het LMS relevant en correct.
De manager/leidinggevende heeft – afhankelijk van de instellingen – bevoegdheden om accounts te verwijderen. Het is denkbaar dat als een medewerker uit dienst treedt, hij/zij graag wil dat zijn/haar persoonsgegevens worden verwijderd uit het LMS. In NetDimensions Talent Suite is er de optie om het account in te stellen als gesloten. Om het proces te versnellen kun je de gesloten accounts in één keer verwijderen door een expiratiedatum toe te voegen.
Wat komt er nog aan?
De komende periode komen er nog meer functies omtrent AVG beschikbaar. De belangrijkste functies op de planning van NetDimensions:
- Gebruikersgegevens exporteren en verwijderen met één druk op de knop;
- Gerichte verwijdering van gebruikersgegevens en exporteren op basis van criteria zoals functie of trainingsresultaten;
- Geautomatiseerde beperking van de verwerking van persoonsgegevens als cursisten het privacybeleid niet hebben geaccepteerd.
Heb je al een NetDimensions Talent Suite LMS en wil je graag bovenstaande functies toe gaan passen in jouw organisatie? Neem dan contact op met je consultant. Wij helpen je graag verder.
Meer weten?
Ben je op zoek naar een LMS dat je ondersteunt om AVG-compliant te zijn? Neem dan contact met ons op voor meer informatie. Wij sparren graag met je over de mogelijkheden.
