Organisaties worden steeds kennisintensiever. Door digitale en online technologieën maken we een shift mee “from manual work to knowledge work” (Towards Maturity, 2017). Medewerkers moeten steeds meer én sneller leren. Hoe zorg je ervoor dat zij deze kennis dan ook delen? Dat er meer kennisoverdracht binnen de organisatie komt?

Kennisdeling binnen organisaties

Door kennisdeling kunnen organisaties zich onderscheiden. Zijn ze concurrerender en innovatiever. Maar als dit allemaal afhankelijk is van kennis, hoe zorg je dan dat kennisdeling ook van de grond komt?

Towards Maturity, een onafhankelijk onderzoeksbureau op het gebied van ‘learning innovation’, dook in deze vraag. Met als resultaat het recent gepubliceerde rapport: ‘Capturing and sharing company know-how’. In dit artikel vatten we de belangrijkste bevindingen voor je samen. 

Waarom kennisdelen?

Hoe zorgt de afdeling Learning & Development ervoor dat interne know-how blijft stromen? Dat er door kennisoverdracht zo min mogelijk kennis, kunde en talent verloren gaat? Hoe benut je de aanwezige kennis en hoe wakker je kennisdeling aan? Om op deze vragen antwoord te geven, onderzocht Towards Maturity welke tactieken het beste werken om succesvol samen te werken en kennis te delen. En welke rol technologie hierbij speelt.

Kennisdeling - cartoon (c) Creactor - Thomas Platzer

Allereerst onderzocht Towards Maturity waarom kennisdeling onder medewerkers nu eigenlijk zo belangrijk is. Een paar antwoorden uit het onderzoek:

  • Mensen leren voornamelijk van elkaars kennis, expertise én ervaring.
  • Kennisdeling stimuleert procesverbetering en -optimalisatie.
  • Door kennisdeling kun je nieuwe technieken en werkwijzen sneller aanleren en overdragen.
  • Kennis delen is goed voor het bedrijfsresultaat.
  • Door kennisdeling blijft duurzame kennis en expertise behouden binnen de organisatie.

Kennisdelen = samenwerken

Kennis bij één iemand houden, brengt dus risico’s met zich mee. Kennisdeling heeft een positieve invloed op de (ontwikkeling van) medewerkers én dus op de bedrijfsresultaten. Om effectief kennis te delen, moet je samenwerken. En gebruikmaken van verschillende technieken. Uit het onderzoek blijkt dat dit niet zo eenvoudig is: 98% van de organisaties wíl wel delen, maar bij slechts 1 op de 5 lukt het ook.

Een van de tactieken om kennisdeling en samenwerking te bevorderen, is het gebruik van online tools. Volgens het onderzoek gaat dit altijd in stappen:

  1. Start met kennisdeling te stimuleren door het gebruik van interne social media en online communities.
  2. Medewerkers die gewend zijn om op deze manier kennis te delen, zijn eerder geneigd om – naast het delen van kennis – proactief samen te werken. Daarnaast stimuleren zij anderen om dit ook te doen.
  3. Hierna volgt de introductie van een online kennisplatform. Denk aan: een wiki, forum, podcast, foto- en videobestanden, projectmanagement-, CRM- of e-learning software. Het blijkt dat bij medewerkers die met deze tools samenwerken, meer ideeën ontstaan. En dat problemen effectiever worden opgelost.

Ook het 70:20:10 model van Jennings omarmt deze manier van informeel leren. Volgens dit model:

  • leer je het meeste door het uitvoeren van je werk (70%);
  • leer je voor 20% van anderen en daardoor presteer je beter;
  • leer je voor 10% door het volgen van een training of het lezen van documentatie.

In het 70:20:10 model is er een groot verschil tussen formeel en informeel leren. Formeel leren medewerkers door het volgen van een training of cursus. Informeel leren medewerkers door het werk te doen én door het aan anderen uit te leggen. Het is logisch dat je het meeste leert door je werk uit te voeren. Je maakt fouten en krijgt inzichten. Maar een groot deel (20%) leer je ook door kennisdeling en samenwerken. In het onderzoek van Towards Maturity is dit percentage zelfs hoger. Figuur 5 laat zien welke manieren medewerkers het fijnst en meest essentieel vinden om hun werk goed uit te kunnen voeren.

Informeel leren door samen te werken en kennis te delen staat bovenaan.

Stimuleer kennisdeling met online tools

De manier waarop er informeel geleerd wordt, speelt een belangrijke rol: welke techniek of welk middel werkt het beste om (online) samen te werken? Een tool die goed en veel gebruikt wordt, is geen garantie voor meer kennisdeling – en dus succes – voor de organisatie. Het werkt pas wanneer medewerkers kunnen aangeven welke vorm voor hen het beste werkt. En welke content ze nodig hebben (zie ook de figuur hierboven).

Een online leer- en kennisomgeving moet dus aansluiten bij de leer-wensen en behoeften van de medewerkers. Dan pas is online leren effectief. Volgens Toward Maturity brengt dit de volgende voordelen voor de organisatie met zich mee:

  • 18% meer tevreden klanten
  • 15% kortere inwerkperiode
  • 14% meer productiviteit

Waarom wordt er dan nog zo weinig online samengewerkt?

  • 48% van de L&D professionals heeft weerstand bij het toepassen van nieuwe technologieën.
  • 15% vindt dat de staf ‘social learning’ (informeel leren) niet wil faciliteren.
  • 18% denkt dat mensen die een opleiding doen, hun (nieuwe) kennis niet willen delen.

Dat brengt ons weer terug bij de vraag ‘hoe’? Hoe zorg je voor de kruisbestuiving van kennis? Dat kennis en ervaring gaan stromen? Door barrières om kennis (niet) te delen weg te nemen en een meer open organisatie te creëren.

8 tips voor meer kennisoverdracht binnen de organisatie

  1. Sta medewerkers toe om vrijuit te delen en te reflecteren, mét en óp elkaar.
  2. Faciliteer een veilige omgeving: een online community, een meeting of evenement. Meng je in het gezelschap op de plekken waar je medewerkers komen.
  3. Moedig managers aan om vooral ook hún kennis te delen met hun team.
  4. Haal verborgen talenten naar boven door middel van training en coaching.
  5. Moedig medewerkers aan om nieuwe dingen uit te proberen en hun ervaringen te delen.
  6. Train het L&D team in het organiseren en stimuleren van samenwerking en het delen van kennis.
  7. Gebruik video’s. Leg kennis en bedrijfsinformatie vast, deel en beheer online.
  8. (H)erken en beloon kennisdeling!

Kennismanagement organiseren

Om effectief en succesvol samen te werken met collega’s, heb je dus toegang nodig tot (hun) kennis, relevante informatie en procedures. Behalve beschikbaar moet alles ook vooral vindbaar zijn. Kennismanagement zorgt ervoor dat het beheer van deze content en de toegang ertoe soepel verloopt. Heb je vragen of wil je meer weten over hoe dit binnen jouw organisatie gedaan kan worden? Lees er hier meer over of neem contact met ons op.

Benieuwd naar het volledige onderzoek van Towards Maturity? Download hier het rapport (gratis na het invullen van je gegevens).

Bronvermelding:

  • Onderzoek: Dixon, G. & Overton, L. (2017) Capturing and sharing company know-how. Tactics for successful knowledge transfer. Towards Maturity, In-Focus Report February 2017.
  • Cartoon: Thomas Platzer, creactor.nl